1. Администрация области организует прием населения, рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции.
В соответствии с действующим законодательством Администрация области не вправе самостоятельно принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти и управления или органов местного самоуправления.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан, полученные по почте, регистрируются количественно сектором делопроизводства общего отдела, проставляется штамп и дата. В тот же день до 11 часов сотрудники отдела по работе с обращениями граждан получают в секторе делопроизводства корреспонденцию по количеству под роспись и проводят ее обработку и регистрацию.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема и непосредственно в Администрацию области, регистрируются отделом по работе с обращениями граждан.
В отделе по работе с обращениями граждан на лицевой стороне первого листа проставляются дата поступления письма и регистрационный номер.
Поступившие в адрес руководителей Администрации области письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются сектором делопроизводства непосредственно в приемную руководителя, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается помощником руководителя в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации и направления по принадлежности для рассмотрения.
2. В отделе по работе с обращениями граждан все письма проверяются на повторность поступления и регистрируются в компьютерной базе данных. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
По содержанию каждого обращения должностное лицо в отделе по работе с обращениями граждан определяет исполнителя и направляет обращение по принадлежности.
Ежедневно в 17 часов или по утвержденному графику помощники заместителей Главы Администрации (Губернатора) области или уполномоченные лица получают письма по курируемым вопросам в отделе по работе с обращениями граждан под роспись, срочные обращения передаются незамедлительно.
Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в отдел по работе с обращениями граждан и до передачи ведомству, которому непосредственно поручено рассмотрение письма, не должен превышать 2 дней.
Не допускается передача дела по обращению граждан от одного исполнителя другому, минуя отдел по работе с обращениями граждан.
При необходимости срочной передачи поручения или дела на доклад в течение дня специалист отдела по работе с обращениями граждан имеет право забрать его из соответствующей приемной и передать по назначению под роспись.
Дело с рассмотренным обращением, полностью оформленное в соответствии с предъявляемыми требованиями, передается в отдел по работе с обращениями граждан помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и других руководителей или по их поручению непосредственными исполнителями для отметки в компьютерной базе данных.
3. Поступившие в Администрацию области обращения граждан из федеральных органов власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются отделом по работе с обращениями граждан с пометкой об этом Главе Администрации (Губернатору) области или его заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким федеральным органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.
Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращениям граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.
Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.
4. Обращения к Главе Администрации (Губернатору) области, его заместителям передаются не позднее следующего дня на доклад для дальнейшего рассмотрения.
5. На доклад Главе Администрации (Губернатору) области, как правило, передаются коллективные обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и вооруженных сил.
Письма, передаваемые в секретариат для доклада Главе Администрации (Губернатору) области, непосредственно определяются начальником отдела по работе с обращениями граждан совместно с руководителем протокола Главы Администрации (Губернатора) области.
Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных Главой Администрации (Губернатором) области, осуществляется его заместителями, руководителями структурных подразделений. Контроль за сроками рассмотрения и полнотой ответов осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.
Если ответ заявителю, подписанный заместителем Главы Администрации (Губернатора) области или другим должностным лицом, не содержит полной информации о решении поднятых в письме вопросов, то он может быть возвращен отделом по работе с обращениями граждан для дальнейшего рассмотрения с сопроводительным письмом, подписанным заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.
Исполнитель готовит ответ заявителю и в федеральные органы, при необходимости - информацию Главе Администрации (Губернатору) области за подписью заместителя Главы Администрации (Губернатора) области с четким докладом по существу затронутых вопросов или, если вопрос не решен полностью, с предложением о продлении срока исполнения. В случае выявления фактов нарушения конституционных прав заявителя, исполнитель информирует о принятых мерах и принесении заявителю извинения.
В ответе в федеральные органы и информации указывается, что заявителю сообщено письменно о результатах рассмотрения, информация визируется или согласовывается по телефону с лицами, указанными в поручении, и передается помощником заместителя Главы Администрации (Губернатора) области или уполномоченным лицом в секретариат Главы Администрации (Губернатора) области.
Подписанные Главой Администрации (Губернатором) области ответы или информация с резолюцией Главы Администрации (Губернатора) области передаются его секретариатом в соответствующую приемную заместителя Главы Администрации (Губернатора) области для отправки адресатам, а затем передаются помощниками или уполномоченными лицами в отдел по работе с обращениями граждан для отметки в компьютерной базе данных.
Персональную ответственность за сохранность материалов дела, до момента передачи его в отдел по работе с обращениями граждан, несет исполнитель, указанный первым в поручении.
6. Поступившие в сектор делопроизводства письма членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания области, отражающие обращения к ним граждан, передаются в отдел по работе с обращениями граждан с регистрацией каждого письма сектором делопроизводства в специальном журнале.
7. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению областных органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований, иных организаций и не требующие контроля вышестоящими органами власти, направляются на рассмотрение в эти организации непосредственно отделом по работе с обращениями граждан, о чем своевременно информируется заявитель. Ответственность за правомерность направления писем исполнителям возлагается на начальника отдела по работе с обращениями граждан.