1. Прием и регистрация пакетов документации и иной корреспонденции осуществляется канцелярией уполномоченного органа.
2. Регистрации в канцелярии уполномоченного органа подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях.
Официально поступившими в уполномоченный орган и официально исходящими документами уполномоченного органа считаются документы, прошедшие регистрацию в канцелярии уполномоченного органа.
3. При приеме пакета документации и иной корреспонденции канцелярия уполномоченного органа проверяет комплектность пакета документации, соответствие бумажного и электронного вариантов пакета документации в части тома 2, технического задания, проекта контракта, наличие и правильность оформления на документах необходимых реквизитов в соответствии с общими требованиями к оформлению документов, установленными ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".
Канцелярия уполномоченного органа проверяет комплектность пакета документации в части наличия документов, предусмотренных частями 6, 7, 8, 11 пункта 6 и подпунктом 4 части 3 пункта 6 Регламента, во взаимодействии с отделом методического обеспечения. Начальник отдела методического обеспечения принимает решение о соответствии пакета документации требованиям, предусмотренным частями 6, 7, 8, 11 пункта 6 и подпунктом 4 части 3 пункта 6 Регламента.
4. Канцелярия уполномоченного органа осуществляет прием и регистрацию пакетов документации и иных документов, представленных заказчиками, как правило, до 16.00 часов в день поступления.
На пакете документации, поступившем в уполномоченный орган до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
На пакете документации, поступившем после 16.00 часов, как правило, проставляется регистрационный штамп с указанием даты, следующей за днем поступления пакета документации.
5. Начальник канцелярии уполномоченного органа несет ответственность за принятие к рассмотрению уполномоченным органом пакета документации, не соответствующего требованиям пунктов 4-7 Регламента.
6. Регистрация электронной версии пакета документации, полученной посредством АИСГЗ, осуществляется в следующем порядке:
распечатывается извещение о поступлении заявки на размещение государственного заказа Санкт-Петербурга, которое прикрепляется к бумажному носителю заявки на размещение государственного заказа Санкт-Петербурга;
заявке на размещение государственного заказа Санкт-Петербурга в АИСГЗ присваивается номер входящего документа, зарегистрированного в программе Lotus Notes.
Зарегистрированные документы ксерокопируются, и копия входящего документа остается на хранении в канцелярии уполномоченного органа.