АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19 октября 2006 года N 476-А

Об инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа

Документ утратил силу:

-постановлением Правительства автономного округа от 14.10.2010 N 300-П

Документ с изменениями внесенными:

- постановлением Администрации автономного округа от 27.12.2006 г. N 628-А

-постановлением Администрации автономного округа от 28.02.2008 г. N 67-А

-постановлением Администрации автономного округа от 21.11.2008 г. N 628-А

-постановлением Администрации автономного округа от 29.01.2009 N 16-А

-постановлением Администрации автономного округа от 02.04.2009 N 143-А

-постановлением Администрации автономного округа от 08.06.2009 N 292-А

-постановлением Администрации автономного округа от 02.07.2009 г. N 365-А

-постановлением Администрации автономного округа от 11.11.2009 г. N 597-А

-постановлением Администрации автономного округа от 28.01.2010 г. N 41-А

[U1] -постановлением Админинтсрации автономного округа от 27.05.2010 N 267-А

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности, унификации и сокращения количества применяемых приёмов и стилей оформления документов в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Членам Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа:

- обеспечить строгое соблюдение Инструкции;

- привести в соответствие с И.нструкцией индивидуальные инструкции по делопроизводству.

3. Признать утратившим силу постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 января 2006 года N 36-А "О внесении изменений в постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 декабря 2001 года N 705".

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа Ю.В.Неёлов

от 19 октября 2006 г. N 476-А

Приложение
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Администрации
Ямало-Ненецкого автономного округа
(с изм. от 27.12.2006 г. N 628-А)
(с изм. от 28.02.2008 г. N 67-А)
(с изм. от 21.11.2008 г. N 628-А)
(с изм. от 29.01.2009 N 16-А)
(с изм. от 02.04.2009 N 143-А)
(с изм. от 08.06.2009 N 292-А)
(с изм. от 02.07.2009 г. N 365-А)
(с изм. от 11.11.2009 г. N 597-А)
(с изм. от 28.01.2010 N 41-А)
(с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Администрация автономного округа) в процессе осуществления возложенных на неё функций.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономного округа), Положением об Администрации автономного округа, регламентом Администрации автономного округа, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

1.3. Применение Инструкции должно способствовать формированию единого официально-делового стиля документов Администрации автономного округа, образуемых ею совещательных и коллегиальных органов, унификации оформления и структуры документов, повышению оперативности исполнения и качества исполнительской дисциплины.

1.4. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства Администрации автономного округа, образуемых ею совещательных и коллегиальных органов, а также исполнительных органов государственной власти автономного округа и осуществление контроля исполнительской дисциплины осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.

1.5. Порядок работы с документами Администрации автономного округа, установленный настоящей Инструкцией, обязателен для всех сотрудников исполнительных органов государственной власти автономного округа (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (абз. в ред. от 28.01.2010 N 41-А).

1.6. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утверждёнными правовыми актами автономного округа для данного типа правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

1.7. При работе с документами Администрации автономного округа не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений.

С содержанием документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении или контроле документы Администрации автономного округа лицу, его замещающему. При увольнении передаче подлежат все документы. В случае отсутствия замещающего лица документы передаются непосредственному руководителю.

1.9. Ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в исполнительных органах государственной власти автономного округа возлагается на их руководителей.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

1.10. В исполнительных органах государственной власти автономного округа разрабатываются индивидуальные инструкции по делопроизводству, не противоречащие основным положениям настоящей Инструкции и иным правовым актам автономного округа.

II. Общий порядок работы с документами

2.1. Приём и распределение поступающих документов

2.1.1. Поступающая корреспонденция, доставленная посредством фельдъегерской, специальной, иным видом почтовой связи или электросвязи, а также нарочным, на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес Администрации автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется в централизованном порядке с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за документационное обеспечение управления (далее – структура ДОУ). (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД сотрудником секретариата заместителей Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводителя данного должностного лица (далее - делопроизводитель секретариата).

Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителем секретариата или специалистами, осуществляющими функции делопроизводителей данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - делопроизводитель органа).

Поручения Губернатора автономного округа подготавливаются сотрудниками секретариата Губернатора автономного округа. Поручения оформляются на специальных гербовых бланках и регистрируются специалистами службы ДОУ". (абз. в ред. от 27.05.2010 N 267-А)

Отправляемые письма за подписью Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа в централизованном порядке оформляются специалистами структуры ДОУ на соответствующих продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа (далее - гербовые бланки). (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

Отправляемые письма за подписью заместителя Губернатора автономного округа как руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа оформляются на гербовом бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа, регистрируются с использованием СЭДД и направляются адресату делопроизводителем органа.

Письма за подписью члена Администрации автономного округа как руководителя коллегиального органа автономного округа, учреждённого нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, оформляются на продольных гербовых бланках Администрации автономного округа. Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием должности руководителя коллегиального органа.

Служебные письма, направляемые членами Администрации автономного округа членам Администрации автономного округа и/или в исполнительные органы государственной власти автономного округа, являются внутренней перепиской, оформляются на угловых гербовых бланках, регистрируются с использованием СЭДД и направляются адресату делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа (далее - ответственные делопроизводители).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов." (в ред. от 28.01.2010 N 41-А).

2.1.2. Приём телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа производится специалистами структуры ДОУ. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

2.1.3. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя или отправляемых от имени Губернатора автономного округа, поступающих на адрес или отправляемых с адреса Администрации автономного округа, возлагается на специалистов структуры ДОУ.

Факсимильные сообщения заместителей Губернатора автономного округа обрабатываются ответственными делопроизводителями (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).

Сообщения факсимильной связи переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке. В регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала, производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа (с изм. от 28.012010 N 41-А).

2.1.4. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации автономного округа осуществляется сотрудниками структуры ДОУ; Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа - ответственными делопроизводителями. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

Документы, поступившие в электронном виде, переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке с приложением при возможности и необходимости исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения (с изм. от 28.012010 N 41-А).

2.1.5. Телефонограммы в адрес Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа принимаются ответственными делопроизводителями. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

2.1.6. Приём и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем устных обращений граждан, адресованных на имя Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан. (далее - структура ОГ) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа о работе с обращениями граждан.

В случае первичного получения ответственным делопроизводителем обращения гражданина оно направляется в структуру ОГ.

Личные обращения, заявления работников к представителю работодателя обращениями граждан не являются.

2.1.7. Приём согласованных проектов договоров, государственных контрактов и соглашений, заключаемых от имени Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, а также доверенностей от имени Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация с использованием СЭДД, рассылка копий и хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за договорные отношения (далее - структура ДО) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).

Приём согласованных проектов правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация с использованием СЭДД, рассылка копий и оперативное хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с правовыми актами (далее - структура ПА) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).

2.1.8. При приёме и первичной обработке поступающих документов в Администрацию автономного округа производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности его исполнения или доставки.

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием грифа ограничения доступа передаются сотрудникам, уполномоченным или допущенным к осуществлению делопроизводства данных документов (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).

Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма за подписью руководителя структуры ДОУ о невозможности доставки адресату. (с изм. от 28.02.2008 г. N 67-А)

При повреждении документа либо отсутствии оговорённых в нём приложений составляется акт в 3 экземплярах, утверждаемый руководителем структуры ДОУ. Первый остается в структуре ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.

2.1.9. Документы на иностранных языках направляются для перевода в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, после чего проходит первичную обработку. В случае регистрации данного документа, в регистрационной карточке делается отметка о языке оригинала. Текст перевода прикрепляется к оригиналу.

2.1.10. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой "Лично";

- документы без подписи;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").