РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

ГУБЕРНАТОР

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 20 сентября 2002 года N 480-р
г. Магадан

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации
Магаданской области

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления губернатора Магаданской области от 05.04.2005 N 63-п.
____________________________________________________________________

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Магаданской области.

2. Руководителям управлений, отделов аппарата администрации области, органов исполнительной власти области обеспечить контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Считать утратившим силу распоряжение губернатора области от 20.02.98 N 77-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области".

И.о. губернатора
 Н.Н.Дудов

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
губернатора области
от 20.092002  N 480-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации
Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Магаданской области (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, которые не содержат сведений, составляющих государственную тайну,  а также с письмами, заявлениями и обращениями граждан в управлениях, отделах аппарата администрации области, органах исполнительной власти области (далее -  подразделения администрации области). Инструкция составлена в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации" (2000), "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2000).

1.2. Организацию и совершенствование системы делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате администрации области осуществляет общий отдел аппарата администрации области (далее - общий отдел). По вопросам организации делопроизводства общий отдел взаимодействует  с подразделениями администрации области, аппаратом областной Думы, органами местного самоуправления области.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации области.

Инструктивные письма общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях администрации области.

1.4. Проекты постановлений, распоряжений губернатора области, другие служебные документы на стадии их подготовки, как правило, являются конфиденциальными.

1.5. В подразделениях администрации области по распоряжению (указанию) непосредственного руководителя на конкретных специалистов возлагаются обязанности по:

- контролю за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;

- подготовке и ведению номенклатуры дел подразделения;

- ведению и формированию дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечению их сохранности, передаче в архив администрации области;

- учету входящей и исходящей внутренней корреспонденции.

1.6. При обращении с документами, поступившими в администрацию области, не разрешается вносить правки в тексты, работать с ними вне служебных помещений.

Передача работниками подразделений администрации области документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя подразделения.

Взаимодействие  со средствами массовой информации, передачу им какой-либо служебной информации осуществляет управление по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации области.

1.7. Работники подразделений администрации области несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Об утрате документа работники немедленно сообщают руководителю подразделения и начальнику общего отдела. В этом случае руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника общего отдела, а в случаях разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает руководителю аппарата администрации области (далее - руководитель аппарата) или его заместителю.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения через общий отдел передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении сдает в общий отдел числящиеся за ним документы.

II. Требования к подготовке и представлению
проектов законодательных актов

Требования к подготовке и оформлению законопроектов, вносимых губернатором области в Магаданскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, заключений на законопроекты, поступившие губернатору области на согласование, в том числе на проекты федеральных законов, порядок рассмотрения и оформления областных законов, поступивших губернатору области на подписание, устанавливаются Положением о законодательной деятельности администрации области и Регламентом работы администрации области.

III. Особенности подготовки отдельных видов документов

3.1. Подготовка, оформление и рассылка постановлений
и распоряжений губернатора области

3.1.1. В соответствии с Уставом Магаданской области губернатор по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления, издает распоряжения. Правовые акты губернатора, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения на всей территории области.

3.1.2. Постановление - нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Правовые акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц, принимаются в форме распоряжений губернатора области.

3.1.3. Проекты постановлений, распоряжений губернатору области вносят его заместители, руководители подразделений администрации области.

3.1.4. Подготовка проектов постановлений и распоряжений губернатора области в соответствии с поручениями губернатора области, его заместителей осуществляется в установленные сроки.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы.

Подготовку проектов распоряжений губернатора области по кадрам (по вопросам назначения на должность, освобождения от должности, направления в командировки, отпуск и другим работников, замещающих высшие и главные государственные должности категории "Б", главные государственные должности категории "В" государственной службы Магаданской области), их регистрацию после подписания губернатором области, учет и доведение до заинтересованных лиц осуществляет управление кадров и государственной службы администрации области (далее - управление кадров и госслужбы).

3.1.5. Проект постановления или распоряжения губернатора области печатается на специальном бланке (образец в приложении N 1).

3.1.6. Каждый проект должен быть согласован. Проекты постановлений и распоряжений, направленные на согласование, рассматриваются в срок не более 3-х дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителем подразделения, подготовившего проект.

Согласование оформляется визой руководителя либо лица, исполняющего его обязанности, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа. Здесь же исполнитель указывает сведения о рассылке документа после его подписания.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Об этом при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.1.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, как правило, визируются:

- исполнителем и руководителем подразделения администрации области, подготовившими проект;

- руководителями подразделений администрации области, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- заместителем губернатора по направлениям его деятельности;

- заместителем руководителя аппарата по направлениям его деятельности;

- начальником правового управления, который подписывает проекты указанных документов последним из вышеперечисленных лиц непосредственно перед их подписанием губернатором области или лицом, его замещающим;

- руководителем аппарата.

.1.8. Приложения к проектам постановлений и распоряжений губернатора области визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения администрации области, начальником правового управления или специалистом правового управления, осуществляющим правовую экспертизу проекта. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

Проекты постановлений и распоряжений представляются на подпись губернатору области с обязательной визой начальника правового управления.

.1.9. Постановления и распоряжения  губернатора области должны иметь заголовок. Заголовок располагается от левой границы текстового поля и отделяется от текста 2-3 интервалами. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

Текст постановления, распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины, основания, цели составления документа. Если постановление (распоряжение) издается  на основании документов вышестоящих организаций, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.  Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть постановления должна начинаться со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", после него ставится двоеточие. Эта (заключительная) часть содержит решения, выводы, поручения, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть.

Если текст распоряжения, постановления, а также приложений содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами.

Текст печатается через полтора межстрочных интервала.

3.1.10. Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Приложения к постановлениям и распоряжениям губернатора области содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера:                   

     Приложение
к постановлению (распоряжению)
губернатора области
от_____________N_____

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.д.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3-х интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН (без кавычек и двоеточия в конце слова) со ссылкой на нормативный акт (постановление, распоряжение), его дату, номер.      

УТВЕРЖДЕНО
постановлением губернатора области
от 02.02.2002 N 37

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Подпись состоит из слов "Губернатор" или "И.о. губернатора", печатающихся от левой границы текстового поля, инициалов имени  и фамилии лица, подписывающего документ, печатающихся у правой границы текстового поля.

3.1.11. Датой документа является дата его подписания.

Постановления, распоряжения подписывает губернатор области или лицо, его замещающее.