ГУБЕРНАТОР МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 05 апреля 2005 года N 63-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Магаданской области
исполнительной власти Магаданской области.
П о с т а н о в л я ю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Магаданской области.
2. Руководителям органов исполнительной власти Магаданской области обеспечить контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции.
3. Считать утратившими силу:
Губернатор Магаданской области Н.Дудов |
УТВЕРЖДЕНА постановлением губернатора Магаданской области от 05.04.2005 N 63-п |
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти области (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы со служебными документами (далее -
документами), которые не содержат сведений, составляющих государственную тайну, а также с письмами, заявлениями и обращениями граждан в органах исполнительной власти области. Инструкция составлена в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации" (2004), "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2000) и ГОСТом Р 6.30-2003 "УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.2. Организацию и совершенствование системы делопроизводства, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в аппарате администрации области осуществляет отдел документационного обеспечения аппарата администрации области (далее - отдел документационного обеспечения). По вопросам организации делопроизводства отдел документационного обеспечения взаимодействует с органами исполнительной власти области, аппаратом Магаданской областной Думы, органами местного самоуправления области.
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников органов исполнительной власти области.
Инструктивные письма отдела документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в органах исполнительной власти области.
Вновь принятые на работу сотрудники органов исполнительной власти области должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
1.4. Проекты постановлений, распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, а также принятые по ним решения до их опубликования и другие служебные документы на стадии подготовки, как правило, являются конфиденциальными.
1.5. В органах исполнительной власти области по распоряжению (указанию) непосредственного руководителя на конкретных специалистов возлагаются обязанности по:
- контролю за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;
- подготовке и ведению номенклатуры дел;
- ведению и формированию дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечению их сохранности, передаче в Государственный архив Магаданской области и архив администрации области;
- учету входящей и исходящей внутренней корреспонденции.
1.6. Поступившие на рассмотрение в органы исполнительной власти области документы относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя органа исполнительной власти области.
При обращении с поступившими документами не разрешается вносить в тексты исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией, работать с ними вне служебных помещений.
Передача работниками органов исполнительной власти области служебных документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляет управление по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации области.
1.7. Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Об утрате документа работники немедленно докладывают руководителю и начальнику отдела документационного обеспечения. В этом случае руководитель назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника отдела документационного обеспечения, а в случаях разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает заместителю губернатора - руководителю аппарата администрации области (далее -
руководителю аппарата) или его заместителю.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни работник, получивший служебные документы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам перед непосредственным руководителем либо лицом, давшим поручение, который решает, кому передать эти документы для дальнейшей работы.
При увольнении сотрудник аппарата администрации области должен сдать все числящиеся за ним документы в отдел документационного обеспечения.
1.8. Правила работы с секретными документами и шифрограммами, а также документационного и технического обеспечения закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями.
Обработка секретной информации, подготовка секретных документов и изготовление их копий осуществляется только на специальных технических средствах.
II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ
ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ
Требования к подготовке и оформлению законопроектов, вносимых губернатором области в Магаданскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, заключений на законопроекты, поступившие губернатору области на согласование, в том числе на проекты федеральных законов, порядок рассмотрения и оформления областных законов, поступивших губернатору области на подписание, устанавливаются Правилами законопроектной работы в администрации области.
III. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Подготовка, оформление и рассылка постановлений
и распоряжений губернатора области,
постановлений администрации области
3.1.1. В соответствии с Уставом Магаданской области губернатор области по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления, издает распоряжения. Правовые акты губернатора области, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения на всей территории области.
В соответствии с Уставом Магаданской области администрация области во исполнение федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Магаданской области издает постановления.
3.1.2. Постановление - нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
Правовые акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц, принимаются в форме распоряжений губернатора области.
3.1.3. Проекты постановлений, распоряжений вносятся на рассмотрение и согласование заместителями губернатора, руководителями органов исполнительной власти области, руководителями структурных подразделений аппарата администрации области. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области должны сопровождаться пояснительной запиской о внесении проекта нормативного правового акта с указанием в ней оснований внесения и сведений о содержании. Пояснительная записка подписывается исполнителем проекта с приложенным финансово-экономическим обоснованием (в случае принятия акта, реализация которого требует материальных затрат).
Подготовка проектов постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, в соответствии с поручениями губернатора области, его заместителей осуществляется в установленные сроки.
Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, их согласование в установленные сроки с заинтересованными лицами несут руководители, внесшие проект.
3.1.4. Управление кадров и государственной службы аппарата администрации области (далее - управление кадров и госслужбы) осуществляет подготовку проектов распоряжений губернатора области, а также после подписания губернатором области распоряжений - их регистрацию, учет, доведение до заинтересованных лиц, хранение и ввод в электронную базу данных актов губернатора области:
- в отношении областных гражданских служащих администрации области;
- по всем кадровым вопросам;
- в отношении руководителей органов исполнительной власти области - о приеме на гражданскую службу области, назначении на должность и освобождении от должности областной гражданской службы, об увольнении с областной гражданской службы, установлении ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, о присвоении классного чина областной гражданской службы, о поощрении и применении дисциплинарных взысканий.
Кадровые вопросы аппарата администрации области, оформленные распоряжениями губернатора области в порядке, установленном в настоящем пункте, определены в Положении об аппарате администрации области.
3.1.5. Проект постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области печатается на специальном бланке (приложение N 1).
3.1.6. Каждый проект должен быть согласован. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области направленные на согласование, рассматриваются каждым субъектом согласования в срок не более 2-х дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителем органа исполнительной власти области (структурного подразделения аппарата администрации области), подготовившего проект.
Согласование оформляется визой руководителя соответствующего органа (структурного подразделения аппарата администрации области) либо лица, исполняющего его обязанности, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа. Здесь же исполнитель указывает сведения о рассылке документа после его подписания (приложение N 1).
Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Об этом при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются" либо "С текстовыми правками".
Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
3.1.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области визируются в следующей очередности:
- руководителем органа исполнительной власти области, подготовившим проект при внесении проекта на согласование;
- руководителями органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата администрации области, в ведении которых находятся вопросы, поставленные в проекте;
- при необходимости, руководителем органа местного самоуправления либо руководителем территориального органа федерального органа исполнительной власти по направлениям их деятельности;
- заместителем губернатора по направлениям его деятельности.
Изменения установленной очередности согласования проекта субъектами согласования не допускается.
3.1.8. После согласования с вышеперечисленными лицами проект передается в правовое управление аппарата администрации области (далее -
правовое управление) для проведения правовой экспертизы.
По результатам правовой экспертизы проект визируется начальником правового управления либо, при установлении несоответствия проекта акта действующему законодательству, правовым управлением готовится заключение, которое направляется автору проекта со всеми материалами, для доработки проекта.
3.1.9. После проведения правовой экспертизы, проработанные проекты постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области совместно с приложениями к ним передаются в протокольную часть отдела документационного обеспечения для проведения лингвистической экспертизы. Текст нормативного правового акта в обязательном порядке должен быть зафиксирован на гибком магнитном диске или передан в виде электронной версии по средствам электронной почты в протокольную часть отдела документационного обеспечения, для оформления на бланке установленной формы, (за исключением проектов распоряжений губернатора области, указанных в п. п. 3.1.4. настоящей Инструкции).
Согласованный проект постановления администрации области передается в протокольную часть отдела документационного обеспечения не позднее, чем за 2 дня до назначенного срока рассмотрения проекта на заседании администрации области.
Тексты проектов актов хранятся в электронной базе не более пяти лет.
3.1.10. Проект постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области печатается на бланке установленной формы, изготовленном типографским способом, шрифтом размером N 14 (приложение N 2).
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления или распоряжения губернатора области, постановления администрации области. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, верхнее - не менее 2 см, нижнее - не менее 2 см.
