7.7.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, в архивный фонд Правительства области такие дела не передаются.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
7.7.2. Структурные подразделения Правительства области, являющиеся источником комплектования архивного фонда Правительства области, под руководством специалистов управления протокола и организационной работы составляют описи на дела постоянного хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены.
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
Описи дел структурных подразделений Правительства области составляются на электронном и бумажном (в двух экземплярах) носителе по установленной форме и представляются в управление протокола и организационной работы (приложение N 47).
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
7.7.3. Предисловие к описи включает сведения о структуре Правительства области за период, который охватывают дела описи, краткую характеристику содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.
7.7.4. Опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:
порядковый номер дела по описи;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты дела;