Аналитические, докладные, служебные, объяснительные записки (далее - служебные записки):
- готовятся в электронном виде;
- имеют следующие реквизиты: "адресат", "дата документа", "регистрационный номер документа", "заголовок к тексту", "текст документа", "подпись", "отметка об исполнителе".
4.10.1. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
При оформлении служебной записки в электронном виде может использоваться шаблон бланка должностного лица, структурного подразделения Правительства области, исполнительного органа Воронежской области.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
4.10.2. Служебные записки регистрируются в базе данных АС ДОУ "Внутренние документы".
При регистрации формируется регистрационная карточка документа с определенным набором полей: "Заголовок", "Адресат", "Подпись", "Исполнитель", "Место регистрации", "Количество", "Содержание". В регистрационной карточке документа указываются связи.
В поле "Содержание" прикрепляются файлы служебной записки.
Регистрационная карточка служебной записки подписывается руководителем при помощи средств АС ДОУ. Все лишние файлы при регистрации документа из регистрационной карточки удаляются.
4.10.3. При создании в базе данных АС ДОУ "Внутренние документы" документов, направляемых в адрес Губернатора Воронежской области, заполнение полей в регистрационной карточке документа осуществляется следующим образом:
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
В поле "Адресаты" выбирается соответствующая штатная единица:
- "Фамилия И.О. - Губернатор Воронежской области" (если направляется информация об исполнении документа, зарегистрированного в базе данных "Входящие документы" места регистрации "ПВО", либо поручения Губернатора Воронежской области к служебной записке (кроме протокольных) или инициативное письмо);