5.5.1. Исходящими документами Правительства области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
5.5.2. Исходящие письма-ответы направляются на подпись должностным лицам Правительства области, руководителям структурных подразделений, исполнительных органов области не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа (поручения).
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
5.5.3. Перед регистрацией исходящих документов проверяется правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, отметки об исполнителе, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений.
5.5.4. Исходящие документы, подписанные должностными лицами Правительства области, оформленные на бланках письма Губернатора Воронежской области и письма Правительства области, с приложениями направляются на регистрацию в управление протокола и организационной работы. При необходимости отправки указанных документов на бумажном носителе исходящие письма передаются на регистрацию в управление протокола и организационной работы в двух экземплярах.
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.
Второй экземпляр на правах подлинника (с визами и полным комплектом приложений к нему, содержащих подлинные подписи должностных лиц) остается в управлении протокола и организационной работы (за исключением документов, указанных в пункте 5.5.4.1).
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 08.07.2024 N 226-у)
Специалисты управления протокола и организационной работы регистрируют исходящий документ в базе данных АС ДОУ "Исходящие" с местом регистрации "ПВО".
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.
Исходящие документы, поступившие в управление протокола и организационной работы после 16:00, регистрируются на следующий день.