(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
7.1.1. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
7.1.2. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссии, советы, комитеты), в том числе документы, содержащие информацию ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия - единственный экземпляр документа в структурном подразделении Правительства области, а также если копия необходима для организации деятельности структурного подразделения Правительства области.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
7.1.3. В Правительстве области составляются:
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
- номенклатуры дел структурных подразделений Правительства области (приложение N 43);
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
- сводная номенклатура дел Правительства области (приложение N 44).
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Правительства области составляется ответственным за работу с документами при участии специалистов подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения Правительства области и представляется в управление протокола и организационной работы для составления сводной номенклатуры дел Правительства области. Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях Правительства области возлагается на их руководителей.