7.9.1. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения (до 5 лет) и отдельные категории документов "До минования надобности" по сводной номенклатуре дел Правительства области, находящиеся на хранении в структурных подразделениях Правительства области.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
7.9.2. Не подлежащие регистрации документы (черновики, проекты документов, рабочие материалы и иные документы), утратившие практическое значение, уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке.
7.9.3. Отбор и подготовка документов, находящихся в структурных подразделениях Правительства области, осуществляются ответственным за работу с документами структурного подразделения Правительства области.
(в ред. указа Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у)
По результатам проведенной работы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 49). Акт утверждается руководителем структурного подразделения Правительства области и направляется в управление протокола и организационной работы.
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
7.9.4. После утверждения акта указанные в нем документы, а также документы, не подлежащие регистрации, складываются в упаковочные мешки. При этом ответственными за работу с документами в структурном подразделении Правительства области документы, отобранные к уничтожению, изымаются из канцелярских папок. После заполнения упаковочные мешки завязываются бечевкой или клейкой лентой и передаются специалисту управления протокола и организационной работы для последующего уничтожения.
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
7.9.5. На основе актов структурных подразделений Правительства области специалист управления протокола и организационной работы составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 50).
(в ред. указов Губернатора Воронежской области от 24.01.2023 N 7-у, от 08.07.2024 N 226-у)
Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются дела, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2018 году дела с 3-летним сроком хранения включаются в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2022 года.
Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в двух экземплярах одновременно с описями дел постоянного срока хранения в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде представляется на рассмотрение и согласование ЦЭК и направляется на рассмотрение и утверждение ЭПК управления делами Воронежской области, после чего утверждается первым заместителем Губернатора Воронежской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства области.