4.7.1. Ответственность за составление и оформление исходящего (отправляемого) документа возлагается на ответственного исполнителя документа (структурное подразделение аппарата или должностное лицо).
4.7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления исходящего (отправляемого) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.
4.7.4. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет Отдел организационной работы, контроля и делопроизводства. При получении документов для отправки работники Отдела организационной работы, контроля и делопроизводства проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на регистрационный номер и дату документа, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документах, правильность оформления исходящих (отправляемых) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные исходящие (отправляемые) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)
4.7.5. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии исходящего (отправляемого) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.
4.7.6. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем исходящего (отправляемого) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который возвращается в Отдел организационной работы, контроля и делопроизводства с подписью работника почтового отделения связи.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)
4.7.7. Копия исходящего документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в Отдел организационной работы, контроля и делопроизводства на хранение в дело вместе с документом-ответом).
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)
Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28 мая 2022 г. N 968 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)