4.6.1. Работа с документами осуществляется в соответствии с Инструкцией с учетом нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области и полномочий исполнителя документа.
4.6.2. Исполнителями поручений являются руководители структурных подразделений аппарата или непосредственный исполнитель (соисполнитель). Рассмотрение документов производится в день их поступления в структурное подразделение аппарата. Ответственным исполнителем является исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный сокращением: "отв".
4.6.3. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта исходящего (отправляемого) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;
доработку проекта исходящего (отправляемого) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование [в случае поступления замечаний на подготовленный проект исходящего (отправляемого) документа];
в необходимых случаях подготовку реестра рассылки исходящего (отправляемого) документа;
представление проекта исходящего (отправляемого) документа на подпись руководителю;
регистрацию исходящего (отправляемого) документа в АСЭД;
определение места хранения исходящего (отправляемого) документа (его копии) - в случае когда документ должен находиться в номенклатурном деле структурного подразделения аппарата.
4.6.4. Подготовка исходящих (отправляемых) электронных документов, образов и (или) электронных документов с прикрепленными образами осуществляется с использованием АСЭД, системы МЭДО и включает в себя:
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)
подготовку проекта исходящего (отправляемого) электронного документа и заполнение полей ЭРК (внесение основных реквизитов электронного документа, создание вложения и прикрепление файла электронного документа);
формирование маршрута прохождения (внесение этапов согласования электронного документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);