10.5.1. С момента заведения и до передачи в архив управления делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - архив Управления делами) документы постоянного хранения и по личному составу хранятся в структурных подразделениях аппарата по месту их формирования в дела.
10.5.2. Руководители структурных подразделений аппарата и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях аппарата обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
10.5.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
10.5.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
(п. 10.5.4 в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 03.08.2023 N 390)
10.5.5. Работники структурного подразделения аппарата, в котором сформировано дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении, в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа-заместителя с указанием, кто и на какой срок взял документ, личной подписью и датой. Лист - заместитель документа оформляется в соответствии с приложением 18.
10.5.6. Руководителем структурного подразделения аппарата периодически организуется проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел: перед передачей в архив Управления делами, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при изменении структуры структурного подразделения.
Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.