30.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Комитета, образуют его документальный фонд.
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве разрабатывается и утверждается номенклатура дел Комитета.
Порядок подготовки, согласования, утверждения и применения номенклатуры дел устанавливается разделом шестым Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".
Форма номенклатуры дел Комитета и номенклатуры дел структурного подразделения приведены в приложениях 7 - 8 к настоящей Инструкции.
30.2. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Индекс номенклатурного дела состоит из порядкового номера структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой Комитета, применяемого с учетом сложившейся практики делопроизводства в Комитете, индекса дела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел Комитета.
Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
30.3. Дела, находящиеся на хранении в структурных подразделениях или в архиве Комитета, выдаются во временное пользование (на срок не более двух рабочих дней) сотрудникам Комитета только с разрешения руководителя структурного подразделения или архива Комитета и на основании служебной записки сотрудника, получающего дело во временное пользование.
30.4. Службой делопроизводства проводятся проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел в структурных подразделениях Комитета:
а) перед передачей документов в архив Комитета;
б) при перемещении дел;
в) при смене руководителя структурного подразделения;
г) при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.
По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акт проверки представляется заместителю руководителя Комитета, курирующему проверяемое структурное подразделение, для принятия мер, в том числе рассмотрения вопроса о наложении взыскания или учета информации при принятии решения о всесторонней оценке исполнения сотрудником должностных обязанностей.