76. Завершающим этапом рассмотрения обращения является процедура его закрытия в дело.
77. Советник (иное уполномоченное лицо) руководителя на этапе завершения рассмотрения обращения и закрытия его в дело проверяет обоснованность принятия решения о завершении рассмотрения обращения и закрытии его в дело, формирует пакет документов на бумажном носителе и направляет руководителю или уполномоченному лицу для принятия решения.
78. Решение о завершении рассмотрения обращения и закрытии его в дело принимается руководителем, рассматривающим обращение, либо уполномоченным лицом и оформляется путем проставления на последнем по хронологии рассмотрения обращения документе (например: информации исполнителя, копии ответа автору обращения и т.п.) отметки "В дело", даты и визы руководителя или уполномоченного лица, и внесения данной информации в РКК обращения в СЭДД.
79. При закрытии в дело обращений советником (иным уполномоченным лицом) руководителя в РКК в СЭДД вносится информация о результатах рассмотрения каждого вопроса обращения, информация о закрытии обращения в дело вносится в карточку учета обращения личного приема руководителя и в РКК обращения в СЭДД.
80. Пакет документов по обращению с визой руководителя о завершении его рассмотрения и закрытии в дело направляется в отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) на хранение в установленном порядке.
81. Закрытые дела хранятся в твердых архивных папках (допускается группирование 40 - 50 дел в одну папку), озаглавленных с использованием реквизитов утвержденной номенклатуры дел структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, и сводной номенклатуры дел управления делами и структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица (далее - сводная номенклатура дел).
(п. 81 в ред. Постановления Администрации города Омска от 04.03.2023 N 184-п)
82. Архивирование дел по обращениям ведут отдел по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо).
Хранение и списание дел осуществляется в сроки, установленные сводной номенклатурой дел в Администрации города Омска, структурном подразделении.