11.5.1. В архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного хранения. Передача производится по описям дел, утвержденным ЭПК архивного управления Курской области и Главой города.
11.5.2. Дела постоянного хранения, включенные в состав Архивного фонда Курской области, передаются в установленном порядке в архивный отдел после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в отраслевом (территориальном) органе Администрации города.
11.5.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архивный отдел не подлежат. Они хранятся в отраслевых (территориальных) органах и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
11.5.4. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному архивным отделом, в соответствии с пунктом 6.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 N 526.
В период подготовки дел к передаче в архивный отдел сотрудники архивного отдела предварительно проверяют правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (территориального) органа Администрации города. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел работники отраслевых (территориальных) органов Администрации города обязаны устранить.
Прием дел производится поединично специалистами архивного отдела в присутствии работника отраслевого (территориального) органа Администрации города.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также должности и подписи принимающего и передающего дела.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи архивных документов на хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной отраслевым (территориальным) органом Администрации города.
При первой передаче документов в архивный отдел передаются исторические справки к фонду. При последующих передачах передаются дополнения к исторической справке.
Дела передаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (описью, журналами (книгами регистрации). Заголовок журнала (книги регистрации) включается в опись.
11.5.5. В случае ликвидации отраслевого (территориального) органа Администрации города ликвидационная комиссия в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел, в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела. Передача производится по утвержденным описям и акту приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 26 к настоящей Инструкции).