8.1. В Администрации города создаются и используются:
электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД "Дело".
Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
8.2. Состав электронных документов Администрации города, создаваемых без предварительного документирования на бумажном носителе, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органов Администрации города, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается заместителем главы Администрации города, курирующим блок образования, информационного сопровождения, внутренней и молодежной политики Администрации города Курска, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Курской области.
(в ред. постановлений Администрации г. Курска от 16.06.2022 N 357, от 07.12.2023 N 690)
8.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы подписываются электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица Администрации города в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
8.4. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.
8.5. Включение документов в СЭД "Дело" осуществляется посредством заполнения полей РК, создания электронной копии документа (сканирования в черно-белом изображении в формате *.pdf), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК, размещения в соответствии с ее классификационной схемой.
8.6. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством Администрации города или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля РК. В результате согласования проекта документа в СЭД "Дело" формируется лист согласования.
8.7. При включении в СЭД "Дело" входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в РК вносятся следующие сведения о документе:
1) корреспондент (полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа);
2) наименование вида документа (наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ);