30.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Инспекции, образуют его документальный фонд.
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве разрабатывается и утверждается номенклатура дел Инспекции.
Порядок подготовки, согласования, утверждения и применения номенклатуры дел устанавливается разделом шестым Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".
Форма номенклатуры дел Инспекции и номенклатуры дел структурного подразделения приведены в приложениях 6 - 7 к настоящей Инструкции.
30.2. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Индекс номенклатурного дела состоит из установленного в Инспекции порядкового номера (кода) структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой Инспекции, направления деятельности и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-03-01, где 01 - код структурного подразделения, 03 - вид документа, 01 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
30.3. Дела, находящиеся на хранении в структурных подразделениях или в архиве Инспекции, выдаются во временное пользование (на срок не более двух рабочих дней) сотрудникам Инспекции только с разрешения руководителя структурного подразделения или архива Инспекции и на основании служебной записки сотрудника, получающего дело во временное пользование.
30.4. Службой делопроизводства проводятся проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел в структурных подразделениях Инспекции:
а) перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
б) при перемещении дел;
в) при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
г) при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения;
д) на основании приказа руководителя Инспекции.