3.1. Владелец процесса.
Представитель владельца процесса (должностное лицо не ниже уровня начальника структурного подразделения, ответственного за реализацию оптимизируемого процесса) является руководителем рабочей группы (команды) по оптимизации процесса.
Функциями владельца процесса являются:
1) проведение встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса;
2) предоставление участникам рабочей группы (команды) по оптимизации процесса информации о факторах, влияющих на процесс, в том числе приводящих к временным, ресурсным потерям;
3) организация внутренних мероприятий, направленных на обеспечение достижения ключевых показателей эффективности процесса;
4) участие в работе по оптимизации процесса;
5) направление в процессный офис информации о процессах для проведения анализа существующего хода и условий процесса, проектирования целевого процесса и проведения постмониторинга;
6) согласование и утверждение плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса и ключевых показателей эффективности процесса;
7) назначение лиц, ответственных за исполнение плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса;
8) реализация оптимизационных решений плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса, по которым назначен ответственным.
(Пункт 3.1 в редакции, введенной в действие постановлением Правительства Ленинградской области от 3 августа 2021 года N 503. - См. предыдущую редакцию)
3.2. Процессный офис.
Функции процессного офиса установлены постановлением Правительства Ленинградской области от 21 апреля 2014 года N 144 "Об утверждении Положения о Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области и о признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Ленинградской области" и положением о департаменте процессного управления и государственных услуг Комитета.
Руководитель процессного офиса формирует запрос информации о фактическом ходе процесса (в том числе о фактической стоимости ресурсов) в адрес органов исполнительной власти, подведомственных им учреждений.
Сотрудники процессного офиса являются администраторами рабочих групп (команд) по оптимизации процессов и участвуют в оптимизации процессов, в том числе:
1) определяют проблему процесса, цели; уточняют задачи для оптимизации процессов;
2) обеспечивают организацию встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса, включая подготовку и рассылку повестки дня встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса, материалов и документов;
3) обеспечивают ведение протоколов встреч рабочей группы (команды) по оптимизации процесса (при необходимости);
4) выявляют и анализируют существующий ход процесса, а также факторы, влияющие на процесс и приводящие к временным, ресурсным потерям;
5) формируют карту текущего состояния процесса;
6) создают и размещают на портале по процессному управлению документы, являющиеся результатом работ по оптимизации процесса, в соответствии с пунктом 5.4 настоящего Положения и Регламентом;
7) принимают участие в реализации оптимизационных решений плана мероприятий ("дорожной карты") по оптимизации процесса;
8) обеспечивают контроль за исполнением планов мероприятий ("дорожных карт") по оптимизации процессов и информируют руководителей соответствующих органов исполнительной власти о проблемах, возникших при реализации оптимизационных решений;
9) формируют проекты оптимизационных решений, в том числе проекты планов мероприятий ("дорожных карт") по оптимизации процессов и перечень ключевых показателей эффективности оптимизируемого процесса, для утверждения;
10) принимают участие в разработке технических заданий на создание, модернизацию и развитие информационных систем Ленинградской области;
11) организуют информационное взаимодействие между участниками рабочих групп (команд) по оптимизации процессов;
12) привлекают внешних экспертов и организуют экспертное сопровождение оптимизации процессов;