11.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности администрации и ее органов, образуют документальный фонд администрации.
11.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве органы администрации разрабатывают и утверждает номенклатуру дел органа администрации.
11.3. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
11.4. Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
11.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений органа администрации постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
11.6. Обеспечение сохранности, систематизация документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передача в архив органа администрации осуществляются в порядке, установленном законодательством об архивном деле, в том числе правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации.
11.7. Номенклатура дел органа администрации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.
11.8. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа администрации являются наименования структурных подразделений органа администрации.
11.9. Номенклатура дел органа администрации визируется специалистом, ответственным за делопроизводство, и утверждается приказом руководителя органа администрации после согласования проекта номенклатуры дел экспертно-проверочной методической комиссией Агентства записи актов гражданского состояния и архивного дела Камчатского края (далее - ЭПК).
В случае изменения функций и структуры органа администрации номенклатура дел подлежит пересоставлению и согласованию с ЭПК.
11.10. Номенклатура дел органа администрации составляется в трех экземплярах:
11.10.1 первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел органа администрации;
11.10.2 второй экземпляр передается в архив органа администрации в качестве учетного документа;
11.10.3 третий экземпляр передается в городской архив, источником комплектования которого является орган администрации.