3.3.1. Документы, поступающие в исполнительный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.
При приеме корреспонденции (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность адресования и доставки, целостность упаковки документов. После вскрытия - наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Почтовые конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах (конверты с надписью: "На конкурс") в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" передаются без вскрытия по журналу учета.
Полученный документ регистрируется в традиционных и (или) электронных карточках, журналах. На полученном документе проставляется регистрационный номер или штамп. Регистрационный номер или штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер (часть 2.8.24. Типовой инструкции).
Документы, направленные с использованием ЕСЭД с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов РК документа, в том числе не имеющие файла электронного документа, подписанного УКЭП, приложений или электронного образа документа, не рассматриваются до устранения нарушений. Входящий документ регистрируется в день поступления, либо на следующий день. Незамедлительная регистрация и передача документа на рассмотрение осуществляются в случае наличия срока исполнения - "в течение 3-х рабочих дней", или отметки об исполнении "в возможно короткие сроки", либо по поручению руководителя.
3.3.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству для рассмотрения и наложения резолюции.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольные формы карточек или журналов, в которых зарегистрирован документ (далее - РКФ), вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, не подлежащий сканированию в ЕСЭД, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ, подлежащий передаче по каналу факсимильной связи, передается исполнителям в службу ДОУ;