ГОСТ Р ИСО 44001-2020 Корпоративные системы управления взаимоотношениями с бизнесом. Требования и структура

     7.5 Документированная информация

7.5.1 Общие положения

CBRMS-система организации должна хранить:

- задокументированную информацию в соответствии с настоящим стандартом;

- задокументированную информацию, которую организация считает необходимой для эффективного функционирования CBRMS-системы.

Примечание - Объем задокументированной информации, необходимой для функционирования CBRMS-системы в конкретной организации, может зависеть:

- от размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;

- сложности процессов, протекающих в организации, и их взаимодействия;

- компетенций и модели взаимоотношений между сотрудниками организации.

7.5.2 Формирование и актуализация задокументированной информации

При формировании и актуализации задокументированной информации организация должна обеспечивать:

- ее соответствующую идентификацию и описание (например, указание названия, даты, автора или ссылочный номер документа);

- описание формата данных (например, языка, версии программного обеспечения, графических объектов) и носителя (например, бумажного или электронного);

- анализ и подтверждение возможности использования задокументированной информации и ее соответствия требованиям.

7.5.3 Контроль задокументированной информации

Задокументированную информацию, необходимую для функционирования CBRMS-системы в соответствии с настоящим стандартом, следует контролировать с целью:

- обеспечения ее доступности и возможности использования там, где и когда это необходимо;

- для надлежащей защиты информации (например, от потери конфиденциальности, нецелевого использования или потери структурной целостности).

Для контроля документированной информации организация должна при необходимости принимать следующие меры:

- распространять эту информацию, обеспечивать доступ к ней, ее поиск и использование;

- обеспечивать архивное хранение и сохранять задокументированную информацию (в том числе с сохранением ее удобочитаемости);

- контролировать изменения информации (например, версий документов);

- обеспечивать накопление задокументированной информации и распоряжаться ею;

- заключать соглашение с другими организациями о способах обработки или защиты конфиденциальной информации.

Задокументированную информацию, предоставляемую сторонними организациями, которую организация считает необходимой для планирования и функционирования CBRMS-системы, следует соответствующим образом идентифицировать и проверять.

Примечание - Под доступом к информации может подразумеваться принятие решения относительно разрешения только на просмотр задокументированной информации или относительно разрешения и полномочий на просмотр задокументированной информации и внесение изменений в нее.

7.5.4 Регистрация информации о компетенциях сотрудников организации

Организация должна вести учет ключевых специалистов, участвующих в совместных бизнес-мероприятиях, а также их функциональных обязанностей, обеспечивая при этом наличие у них соответствующих компетенций, способствующих развитию подхода на основе сотрудничества с другими организациями (см. 7.2). Соответствующие записи необходимо сохранять и периодически актуализировать, в том числе при изменении состава сотрудников организации.

7.5.5 Разработка корпоративного RMP-плана