3.3.1. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.
Протоколы заседаний и совещаний с участием председателя Комитета, заместителей председателя Комитета оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении N 10 к Инструкции.
Протоколы делятся на краткие и полные.
Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.
Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия, например:
Протокол совещания с участием председателя Комитета
В разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.
В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".
Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ...
2. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ и т.д.
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).
После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки отделом делопроизводства Организационного управления.
3.3.2. Акт
Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.
Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.
Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.