Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
7.1. Прием, обработка и регистрация входящих документов
Прием и обработка поступающих в Комитет документов осуществляется работниками отдела делопроизводства Организационного управления.
Все документы, поступившие в Комитет, регистрируются и передаются руководству Комитета в день поступления.
Срочные документы доставляются немедленно.
Служебная документация, адресованная непосредственно руководителям подразделений, передается им непосредственно.
Рассмотренные руководством Комитета документы возвращаются в отдел делопроизводства Организационного управления. После переметки они передаются исполнителям для исполнения через адресные ячейки.
Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.
Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится только через отдел делопроизводства Организационного управления Комитета.
В резолюции руководителя устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Если исполнителей несколько, оригинал выдается первому по списку, остальным выдаются копии. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа в целом. Второй и далее по списку исполнители обязаны отработать свою часть задания и представить необходимые сведения первому (ответственному) исполнителю. Если исполнителям в резолюции даны персональные задания, ответственным является каждый из них.
Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ с объяснением причины возврата.
Оригинал документа исполнитель обязан вернуть в отдел делопроизводства Организационного управления после исполнения вместе с информацией об его исполнении.
Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Последний экземпляр исполненного документа (в т.ч. ответов на обращения, запросы в организации, служебные и докладные записки), передаваемого на подпись председателю Комитета, заместителям председателя Комитета визируется исполнителем и руководителем отдела, в котором был подготовлен документ, и остается на хранении в Комитете.
Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через окно приема документации); с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты. Документы также поступают через адресные ячейки сектора служебной документации. Работник, ответственный за получение документов, самостоятельно записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документа, номер документа, подпись и ее расшифровку.
При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
При обнаружении недостачи документов работниками отдела делопроизводства Организационного управления Комитета составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению N 7 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в отделе делопроизводства Организационного управления.
Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.
Документы на иностранных языках направляются для перевода текстов в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в сектор служебной документации.
Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.
Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.
Регистрация документов в отделе делопроизводства Организационного управления Комитета осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Комитета средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистема "Потоковое сканирование", входящей в состав ЕСЭДД. К электронной карточке с атрибутами документа с помощью подсистемы "Потоковое сканирование" присоединяется электронный образ документа. Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 100 листов.
Нумерация документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации документа регистрационный штамп и штрих-код с указанием наименования организации, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляются: штрих-код - в правом верхнем углу, регистрационный штамп - в правом нижнем углу первого листа документа.
Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности.
Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП).