3.1. Общие требования к составлению текста документа
Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.
Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой вводной (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости), например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов'' ...
Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.
В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.
В распорядительных документах (постановление, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" употребляются в форме множественного числа.
3.2. Порядок оформления и рассылки распоряжений и приказов Комитета
3.2.1. Распоряжения и приказы Комитета (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Комитета, название вида акта (распоряжение, приказ), дату, номер, заголовок к тексту, подпись.
Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12 через 1-1,5 межстрочных интервала.
3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля, и отделяется от преамбулы и постановляющей (распорядительной) части правового акта одним межстрочным интервалом.
Преамбула в приказе Комитета завершается словом "ПРИКА3ЫВАЮ".
Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" печатается отдельной строкой, полужирным шрифтом, прописными буквами, вразрядку, без кавычек и отделяются от преамбулы и распорядительной части акта одним межстрочным интервалом.
При отсутствии преамбулы текст правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения.
3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".
В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.1.14 Инструкции.
3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".
Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.