1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Инструкция) разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга", Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет).
1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.
1.3. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции структурными подразделениями Комитета осуществляет Организационное управление.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 18 июня 2020 года приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 15 июня 2020 года N 218-п. - См. предыдущую редакцию)
1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.
1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.8. Руководители и работники структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают председателю Комитета или заместителю председателя Комитета по направлению деятельности об утрате документов.
1.9. При уходе работника Комитета в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику Комитета по указанию руководителя структурного подразделения Комитета.
1.10. Порядок прохождения документов, организации контроля за исполнением документов разработаны в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Комитета и изложены в разделе 7 и 10 настоящей инструкции.
1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.