СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 1 октября 2019 года N 225

Об утверждении инструкции по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции

(с изменениями на 27 сентября 2021 года)

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 29 июля 2018 г. N 1-ФКЗ "О внесении изменений в Федеральный конституционный закон "О судебной системе Российской Федерации" и отдельные федеральные конституционные законы в связи с созданием кассационных судов общей юрисдикции и апелляционных судов общей юрисдикции", Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации"

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 1 октября 2019 года.

2. Председателям апелляционных судов общей юрисдикции организовать изучение и обеспечить исполнение требований Инструкции, устанавливающих основные и единые правила организации делопроизводства в данных судах.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Генеральный директор
А.В.Гусев

УТВЕРЖДЕНА
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 1 октября 2019 года N 225

Инструкция по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции

(с изменениями на 27 сентября 2021 года)

Раздел I. Общие положения по организации судебного делопроизводства, порядок приема, учета и регистрации поступающей в суд и исходящей корреспонденции

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства в апелляционных судах общей юрисдикции

1.1. Настоящая Инструкция по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции (далее - Инструкция) разработана в целях организации и совершенствования документационного обеспечения деятельности апелляционных судов общей юрисдикции и устанавливает основные и единые правила организации делопроизводства в данных судах.

Апелляционный суд общей юрисдикции (далее - апелляционный суд) рассматривает дела в качестве суда апелляционной инстанции по жалобам, представлениям на судебные акты верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области, суда автономного округа, принятые им в качестве суда первой инстанции и не вступившие в законную силу, а также дела по новым или вновь открывшимся обстоятельствам и осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральными законами.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства (специальные программные средства Государственной автоматизированной системы "Правосудие", обеспечивающие ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие").

Судебные акты и иные процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

Служебные документы суда, в том числе организационно-распорядительные документы суда, оформляются в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Положением о порядке оформления служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.3. Работники аппарата суда обязаны знать настоящую Инструкцию, неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к организации делопроизводства в суде.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Работники аппарата суда должны знать положения гражданского, уголовного, административного судопроизводства, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональный уровень путем самостоятельной подготовки и прохождения соответствующего обучения.

1.4. Полномочия по организации работы апелляционного суда, установлению правил внутреннего распорядка, контролю за их выполнением, осуществлению общего руководства деятельностью аппарата суда в соответствии частью 2 статьи 23.15, частью 3 статьи 23.16 Федерального конституционного закона от 07.02.2011 N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", Законом Российской Федерации от 26.06.1992 N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации" закреплены за председателем суда, заместителем председателя суда в соответствии с распределением обязанностей, установленным председателем суда, в случае его временного отсутствия - лицом, исполняющим обязанности.

1.5. Председатели судебных коллегий отвечают за состояние делопроизводства в них.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях аппарата апелляционного суда и соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителей структурных подразделений соответствующего суда.

1.6. Задачи, функции и порядок работы управления делами, отделов обеспечения судопроизводства регламентируются положениями настоящей Инструкции, положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя суда, положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

1.7. Иные работники аппарата суда, на которых возложены функции ведения делопроизводства, выполняют работу согласно существующему в суде порядку распределения обязанностей, определенному внутренними актами, утвержденными председателем суда, и в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

1.8. Права, обязанности и ответственность работников аппарата суда определяются должностными регламентами, которые утверждаются председателем суда.

1.9. Прием граждан в апелляционном суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной в апелляционном суде и регламентом организации деятельности приемной в апелляционном суде, утвержденными председателем соответствующего суда или лицом, временно исполняющим его обязанности, на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной в федеральных судах общей юрисдикции, Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.10. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в апелляционном суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утверждаемыми Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

При наличии технической возможности в апелляционном суде регистрационные реестры, апелляционные производства, наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе с учетом положений Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

2. Порядок приема, регистрации входящей и исходящей корреспонденции в апелляционных судах общей юрисдикции

2.1. Прием, первичная обработка, учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также дальнейшая передача в соответствующие структурные подразделения суда по принадлежности осуществляется управлением делами (приемной суда), а также иными работниками аппарата суда, на которых данные полномочия возложены председателем соответствующего суда.

Все судебные дела, материалы и иная корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

2.2. Письменная корреспонденция доставляется в апелляционные суды посредством почтовой связи общего пользования либо иными видами почтовой связи (фельдъегерской и специальной связи), нарочным (курьерами), специализированными службами доставки в управление делами, а в приемную суда также подается непосредственно гражданами (физическими лицами) и представителями организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти или местного самоуправления.

2.3. Письменная корреспонденция (судебные дела, материалы, письменные обращения, жалобы, представления, запросы, ходатайства, служебные документы и т.д.), доставляемая в суд в конвертах, бандеролях, посылках, принимается ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в течение всего рабочего времени суда, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

2.4. Уполномоченный работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. При вскрытии пакетов не допускается повреждение документов, проверяется наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, судебных дел и других материалов описи.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (форма N 1)*, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в управлении делами для хранения в соответствующем наряде.

________________

* Здесь и далее все предусмотренные формы находятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

2.5. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.

Конверты (бандероли, посылки), поступившие из органов государственной власти в адрес руководства суда с пометкой "Лично", в управлении делами не вскрываются, регистрируются по реквизитам, имеющимся на конверте (бандероли, посылке) и передаются лично адресату под роспись по реестру передачи документов или единому реестру учета входящей корреспонденции.

2.6. Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в соответствующих подсистемах ГАС "Правосудие" (ПИ "Документооборот и обращения граждан", ПИ "Судебная корреспонденция" и др.), формируется и распечатывается соответствующий реестр передачи документов (либо единый реестр учета входящей корреспонденции) и осуществляется передача в день приема по принадлежности под роспись лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием фамилии, инициалов и занимаемой им должности, а в исключительных случаях - не позднее 10.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией. В случае если работником приемной суда приняты документы по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, данные документы подлежат передаче по принадлежности незамедлительно.

При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.

2.7. При большом объеме поступающей по почте корреспонденции допускается передача по принадлежности по нескольким реестрам (журналам) передачи, формируемым по видам: корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, прочая корреспонденция и т.д.

2.8. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата и время поступления документа (судебного дела, материала и т.д.), регистрационный номер документа по реестру учета входящей корреспонденции и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.

Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела (материала) в правом нижнем углу.

Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению следующие документы:

а) судебные извещения и повестки, возвращенные суду;

б) расписки в получении судебных повесток;

в) рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты и т.п.

2.9. Поступившие в суд жалобы, представления, заявления и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, материалы и иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы, телефонограммы (далее также - входящая корреспонденция), регистрируются уполномоченным работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, в базах данных автоматизированного судебного делопроизводства и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 2) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции заводятся заново в начале каждого календарного года.

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС "Правосудие", распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.

При регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

2.10. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в апелляционных судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:

"1" - общее делопроизводство суда;

"2" - делопроизводство по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности суда;

"3" - делопроизводство по вопросам, входящим в компетенцию администратора суда;

"4" - делопроизводство президиума суда;

"55" - уголовные дела;

"55К" - материалы в порядке судебного контроля;

"66" - гражданские дела;

"66а" - административные дела.

При регистрации используются соответствующие индексы из ПС ГАС "Правосудие". Перечень индексов, применяемых для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, является примерным и может быть расширен председателем суда.

2.11. После регистрации в соответствующих ПИ ГАС "Правосудие" судебные дела (материалы) и документы передаются в структурные подразделения суда в соответствии с их предназначением в тот же день, а в исключительных случаях - не позднее 10.00 часов следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией.

2.12. Передача судебных дел, материалов и иных поступивших в суд документов в структурные подразделения суда осуществляется работниками управления делами (приемной суда), а также иными работниками аппарата суда, должностным регламентом которых предусмотрены соответствующие полномочия, под подпись в реестре учета входящей корреспонденции или реестрах передачи судебных дел (материалов) и документов. Отметка о передаче зарегистрированных документов из управления делами (приемной суда) в структурные подразделения суда делается также в ПИ ГАС "Правосудие". Наряды с реестрами хранятся в установленном порядке. Срочные документы передаются в структурные подразделения суда незамедлительно в день их поступления.