2.1. Письменное обращение должностному лицу Департамента может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, в электронном виде по электронной почте, через официальный сайт Департамента.
2.2. Регистрация письменного обращения осуществляется специалистами отдела по кадровым и организационным вопросам Департамента не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем его поступления; обращения, поступившие в иной форме, регистрируются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
(в ред. приказа Департамента финансов ХМАО - Югры от 14.04.2017 N 44-о)
При регистрации письменного обращения, доставленного гражданином лично, гражданин информируется о возможности участия (при условии его согласия) в рассмотрении его обращения членов Общественного совета и ознакомлении их с материалами обращения. В случае его согласия на такое рассмотрение у него следует запросить письменное согласие (в том числе на обработку его персональных данных) в соответствии с примерной формой, установленной Приложением 2 к настоящему Порядку.
(абзац введен приказом Департамента финансов ХМАО - Югры от 14.04.2017 N 44-о)
2.3. После регистрации письменного обращения специалистами отдела по кадровым и организационным вопросам Департамента помощник директора Департамента финансов - заместителя Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем регистрации письменного обращения, выдает (направляет) обратившемуся уведомление о получении его обращения в соответствии с примерной формой, установленной Приложением 1 к настоящему Порядку. В уведомлении о получении письменного обращения, направляемом гражданину, гражданин также уведомляется (в случае, если он не уведомлялся об этом в соответствии с пунктом 2.2 настоящего Порядка) о возможности участия в рассмотрении его обращения членов Общественного совета, в связи с чем в случае его согласия на такое рассмотрение его обращения ему предлагается представить в адрес Департамента письменное согласие (в том числе на обработку персональных данных) в соответствии с примерной формой, установленной Приложением 2 к настоящему Порядку.
(п. 2.3 в ред. приказа Департамента финансов ХМАО - Югры от 14.04.2017 N 44-о)
2.3.1. Участие членов Общественного совета в рассмотрении обращения гражданина без получения его письменного согласия (в том числе на обработку персональных данных) не допускается.
В случае согласия гражданина на участие членов Общественного совета в рассмотрении его обращения копия обращения с указанием должностного лица, которому поручено рассмотрение обращения, и его контактных данных направляется председателю Общественного совета для согласования участия члена Общественного совета в рассмотрении обращения.
(п. 2.3.1 введен приказом Департамента финансов ХМАО - Югры от 14.04.2017 N 44-о)
2.4. Регистрация письменного обращения осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело") путем присвоения ему порядкового номера с созданием его электронного образа. Регистрационный номер ставится на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения. В случае, если место, предназначенное для регистрационного номера, занято текстом, номер ставится в ином свободном месте, обеспечивающем его прочтение.
2.5. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверение и другие документы), специалист отдела по кадровым и организационным вопросам Департамента снимает с них копии, возвращает оригиналы документов лично гражданину или отправляет их заказным письмом по указанному в обращении адресу.
2.6. Специалист отдела по кадровым и организационным вопросам Департамента при регистрации обращения проверяет правильность его адресования, выявляет поставленные в обращении вопросы. Информацию об обращении заносит в СЭД Дело с присвоением регистрационного номера и даты регистрации.
(в ред. приказа Департамента финансов ХМАО - Югры от 14.04.2017 N 44-о)