12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда области.
12.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в хранилище администрации области.
12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области.
12.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Губернатором области (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения администрации области или органа исполнительной власти области (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Департаментом юстиции Владимирской области.
(в ред. распоряжения администрации Владимирской области от 31.03.2021 N 240-р)
12.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации области и органах исполнительной власти области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством ГБУ "Государственный архив Владимирской области".
12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в хранилище администрации области; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях администрации области или органах исполнительной власти области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
12.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК администрации области.
12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
12.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
12.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
12.1.11. В администрации области в каждом структурном подразделении администрации области описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ГБУ "Государственный архив Владимирской области". По этим описям документы сдаются в хранилище администрации области.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями администрации области, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации области, которую готовит управление по документообороту и по которой оно сдает дела на хранение в ГБУ "Государственный архив Владимирской области".
12.1.12. Описи дел структурных подразделений администрации области составляются по установленной форме (приложение N 27) и представляются в управление по документообороту не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.