11.1. Составление номенклатур дел
11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Регламентом работы администрации области, положениями о структурных подразделениях администрации области и об органах исполнительной власти области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности администрации области, их видами, составом и содержанием.
11.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации области (приложение N 21) и сводная номенклатура дел администрации области (приложение N 22).
11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с управлением по документообороту, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление по документообороту.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по документообороту администрации области.
11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением по документообороту на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Владимирской области.
11.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается начальником управления по документообороту, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) администрации области, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Департамента юстиции Владимирской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем аппарата. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Департамента юстиции Владимирской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации области.
11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел управления по документообороту. Второй используется управлением по документообороту в качестве рабочего. Третий применяется ГБУ "Государственный архив Владимирской области".
11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.
11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений администрации области. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации области.
11.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.