174. Все первичные документы по движению зерна (сырья) на складах (элеваторах) вместе с Отчетом о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах (форма N ЗПП-37) должны быть ежедневно сданы в бухгалтерскую службу.
Бухгалтерская служба организации обязана:
- проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершения операций;
- производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета, а также с данными бухгалтерской службы. При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, бухгалтер, осуществляющий проверку отчета, сообщает об этом главному бухгалтеру. По недооформленным документам принимаются меры к дооформлению либо такие документы возвращаются соответствующим складам (элеватору) для надлежащего оформления;
- определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм.
175. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет хлебопродуктов, сверяет с документами каждую запись в отчете. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения.
Одновременно проверяется правильность выведения остатков.
К каждой товарно-транспортной (железнодорожной) накладной необходимо приложить платежный документ от поставщика (счет-фактуру, счет) и сверить вес хлебопродуктов, указанный в этих документах, с весом, записанным в отчете.
В случае излишков, недостачи и порчи зерна (сырья) и тары, выявленных при приемке, должны быть приложены надлежащим образом оформленные документы, перечисленные в пунктах 78-90 настоящих Методических рекомендаций.
176. Особое внимание при проверке отчета следует уделить неотфактурованным поставкам.
Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).
К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но не оплаченные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов.
Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением приемного акта (форма 3-ОН). Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.
Организация принимает меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов.
Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.
Неотфактурованное зерно приходуется в физическом весе на отдельный субсчет "Неотфактурованные сырье и материалы" к счету 10 "Материалы".
Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов).
При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. В случаях, если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам.
В учетной политике организации должен быть закреплен вариант цены, по которой ведется учет неотфактурованных поставок.
После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.
Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:
а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;
б) величина налога на добавленную стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;
в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:
- уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);
- увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убыли прошлых лет, выявленные в отчетном году).
177. На основании отчетов о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах (форма N ЗПП-37) делают записи в аналитические регистры бухгалтерского учета.
178. По письменному распоряжению руководителя организации первичные документы по движению зерна (сырья) и тары могут передаваться на вычислительный центр, минуя бухгалтерию, в этом случае функции бухгалтерии по контролю первичных документов возлагают на работников вычислительного центра.