АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 7 июня 2018 года N 380-р


О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р

В соответствии с Законом Владимирской области от 10.12.2001 N 129-ОЗ "О Губернаторе и администрации Владимирской области", а также с введением с 01 июля 2018 года Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Внести в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р "Об инструкции по работе с документами в администрации Владимирской области" следующие изменения:

1.1. В разделе I "Общие положения":

1.1.1. В пункте 1.1 после слов "Требования к оформлению документов" дополнить словами "ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

1.2. В разделе II "Правила подготовки и оформления документов":

1.2.1. В пункте 2.1:

1.2.1.1. В подпункте 2.1.7 слова "и подразделениями" исключить.

1.2.1.2. Подпункт 2.1.9 дополнить абзацем следующего содержания:

"Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм".

1.2.2. В абзаце 87 подпункта 2.2.4 пункта 2.2 и в приложении N 1 слова "- председатель комитета по взаимодействию с органами местного самоуправления, государственной власти и институтами гражданского общества" исключить.

1.2.3. В пункте 2.3:

1.2.3.1. В абзаце 3 подпункта 2.3.2 слова "25 мм" заменить словами "не менее 30 мм".

1.2.3.2. В абзаце 13 подпункта 2.3.8 слова "- председателем комитета по взаимодействию с органами местного самоуправления государственной власти и институтами гражданского общества" заменить словами "- председателем комитета внутренней политики".

1.2.3.3. В абзаце 4 подпункта 2.3.9 после слов "- до 4 рабочих дней" дополнить словами ", начальником финансового управления государственных контрактов и распоряжений на закупки товаров, работ, услуг - до 3 дней".

1.2.4. В пункте 2.4:

1.2.4.1. Абзац 1 дополнить предложением "Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.".

1.2.4.2. В подпункте 2.4.18:

1.2.4.2.1. Абзац 1 изложить в следующей редакции:

"Право подписи документа, направляемого из администрации области в адрес Президента Российской Федерации, аппарата Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, аппарата Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе имеет только Губернатор области или лицо, исполняющее его обязанности (за исключением случаев прямого поручения Губернатора области). Данные документы обязательно визируются заместителями Губернатора области по курируемым вопросам.".

1.2.4.2.2. Абзац 7 после слов "руководителями органов" дополнить словами "исполнительной власти области".

1.2.4.2.3. Дополнить абзацами 21 - 29:

"Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример -

Размер отметки об электронной подписи, формируемой в системе электронного документооборота администрации области, составляет 7,4 см в длину и 2,4 см по высоте.".

1.2.4.3. В подпункте 2.4.21 после слова "Дата" дополнить абзацем 7:

"Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за...год")".

1.2.4.4. Подпункт 2.5.4 изложить в следующей редакции:

"2.5.4. Служебные письма.

2.5.4.1. Служебные письма администрации области готовятся:

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации области;

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных агентств и федеральных служб;

как сопроводительные письма в различные организации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма;

или иные.

Правила оформления служебных писем:

текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, графического материала или в виде соединения этих структур. Объем текста делового письма, как правило, не должен превышать 2 печатных страниц, справки или служебной записки - 4 страниц. При подготовке используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Все строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес.