6.5.1. Сохранность документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу до передачи в государственный архив обеспечивается ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области", государственным областным бюджетным учреждением "Эксплуатационно-транспортная служба Правительства Новгородской области" комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
6.5.2. Директор ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачи их на постоянное (вечное) хранение в государственный архив.
6.5.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются из управления делопроизводства и архива, структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области в ведомственный архив не ранее чем через один год и не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
Дела временных (до 10 лет) сроков хранения передаче в ведомственный архив не подлежат (хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области и по истечении сроков их хранения после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению в установленном порядке).
(п. 6.5.3 в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
6.5.4. Передача документов в ведомственный архив производится по сдаточным описям дел. Сдаточная опись составляется ответственным лицом, передающим дела, и подписывается его руководителем.
Абзац исключен. - Постановление Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429.
Прием дел в ведомственный архив производится работником, ответственным за ведомственный архив, с проставлением в 2 экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведомственный архив, и ответственного лица, передавшего дела).
Дела, оформленные с нарушением установленных Инструкцией по делопроизводству правил, возвращаются работником, ответственным за ведомственный архив, для переоформления.
Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные лица обязаны устранить в двухнедельный срок.
По указанию Губернатора Новгородской области или лица, исполняющего его обязанности, к сданному в ведомственный архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
6.5.5. Изъятие документов из дела осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательством, по резолюции Губернатора Новгородской области или лица, исполняющего его обязанности. При изъятии документов в дело в обязательном порядке вкладывается заверенная копия документа. В дело фонда Правительства Новгородской области помещается акт изъятия документа.