3.12.2.1. Письменные обращения, направленные на имя Губернатора Новгородской области, должностного лица Новгородской области, в адрес Правительства Новгородской области, подлежат обязательной регистрации работниками отдела Администрации Губернатора Новгородской области по работе с обращениями граждан в течение 3 дней с момента поступления к ним в СЭД ОИВ Новгородской области.
(в ред. постановлений Правительства Новгородской области от 16.03.2023 N 118, от 09.10.2023 N 457)
3.12.2.2. Поступившие обращения подлежат сканированию. Электронный образ обращения (файл) в формате PDF (в случае необходимости в форматах doc., docx., xls.) прикрепляется к РК документа в СЭД ОИВ Новгородской области.
3.12.2.3. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенного обозначения "ПО", которое дополняется через дефис порядковым номером поступления в пределах календарного года, через дробь - кодом тематики в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, утвержденным Распоряжением Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций от 30 ноября 2017 года N 104, например:
N ПО-23/03.09, где:
ПО | - | буквенное обозначение по классификатору органов исполнительной власти Новгородской области; |
23 | - | порядковый номер поступления в пределах календарного года; |
03.09 | - | код тематики в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, утвержденным Распоряжением Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций от 30 ноября 2017 года N 104. |
3.12.2.4. На поступивших обращениях с использованием штампа в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и регистрационного номера документа, которые служат уникальным идентификатором документа в СЭД ОИВ Новгородской области.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.12.2.5. Почтовые конверты, в которых поступают обращения в письменной форме, сохраняются вместе с обращениями.
С приложенных к письменному обращению подлинников документов снимается копия, а подлинники документов возвращаются заявителю одновременно с направлением ответа (уведомления) на письменное обращение.
Если в конверте отсутствует письменное вложение либо приложение (отдельные их листы), упоминаемое заявителем, составляется акт по форме согласно приложению N 19 к Инструкции по делопроизводству в двух экземплярах: первый приобщается к поступившему письменному обращению, второй направляется заявителю.
3.12.2.6. В случае выявления при вскрытии конверта нескольких обращений от одного либо от разных авторов регистрации подлежит каждое обращение в отдельности.
3.12.2.7. При регистрации коллективных обращений в РК вносятся фамилия, имя, отчество (при наличии) и адрес заявителя, в чей адрес другие заявители просят направить ответ. В случае отсутствия данного указания в РК заносятся фамилия, имя, отчество (при наличии) и адрес заявителя, указанного первым в списке обратившихся. Отметка о коллективности обращения вносится в РК обращения.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 09.10.2023 N 457)
3.12.2.8. Работник, осуществляющий регистрацию обращения, на основе анализа содержания обращения определяет с внесением в РК: