6.8.1. Документы и дела, находящиеся на хранении в ведомственном архиве, научно-справочный аппарат к ним представляются для работы в помещении ведомственного архива или во временное (не более 30 календарных дней) пользование вне такого помещения под подпись в карте-заместителе дела по форме согласно приложению N 30 к Инструкции по делопроизводству.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
В ведомственном архиве ведется книга выдачи дел во временное пользование.
6.8.2. К каждому делу, которое хранится в ведомственном архиве, в случае, если оно выдается для использования, оформляется лист использования документов, который заполняется при каждой выдаче дела для ознакомления пользователю. В листе использования при этом делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилии ознакомившегося, а также перечень номеров документов дела, с которыми он ознакомлен.
6.8.3. Изъятие документов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается, если законодательством не предусмотрено иное.
6.8.4. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, изымать или заменять отдельные листы.
6.8.5. Ознакомление с подлинниками областных законов, правовых актов Губернатора Новгородской области и правовых актов Правительства Новгородской области осуществляется только в помещении ведомственного архива.
6.8.6. Документы из ведомственного архива представляются для ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменным запросам в установленном порядке, о чем делается запись в учетных документах архива (карте-заместителе дела, листе использования документов, книге выдачи дел во временное пользование), и оформляется акт о выдаче архивных дел во временное пользование по форме согласно приложению N 31 к Инструкции по делопроизводству.
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
6.8.7. На основе документов, находящихся на хранении в ведомственном архиве, управление делопроизводства и архива исполняет запросы органов государственной власти, организаций и граждан.
Запросы исполняются в течение 30 календарных дней с даты их поступления в управление делопроизводства и архива.
6.8.8. Архивные справки оформляются на бланке письма ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" и заверяются оттиском печати ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области".
6.8.9. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника управления делопроизводства и архива и гербовой печатью ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области".
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.