6.3.1. Законченные делопроизводством документы должны быть оформлены в дело в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и утвержденной номенклатурой дел не позднее 15 календарных дней.
Неисполненные (документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен) и (или) неправильно оформленные документы возвращаются управлением делопроизводства и архива ответственным лицам.
Работник, ответственный за ведомственный архив, оказывает методическую помощь в формировании дел, разрабатывает рекомендации и инструкции по формированию дел.
Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
(абзац введен Постановлением Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
6.3.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;
(абзац введен Постановлением Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
в дело включается один экземпляр каждого документа;
каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными правовыми актами;
в дела помещаются документы по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного лица в Правительстве Новгородской области, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;