6.6.1. Подготовка электронных документов к передаче в ведомственный архив осуществляется управлением делопроизводства и архива совместно с государственным учреждением, обеспечивающим функционирование СЭД ОИВ Новгородской области.
6.6.2. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в ведомственный архив, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
конвертация электронного документа в формат архивного документа;
формирование в СЭД ОИВ Новгородской области электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающим: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
формирование описи электронных документов;
(в ред. Постановления Правительства Новгородской области от 12.09.2024 N 429)
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в ведомственный архив не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
подтверждение целостности электронного дела электронной подписью начальника управления делопроизводства и архива (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в ведомственный архив.
6.6.3. Электронные документы передаются в ведомственный архив по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с Правилами без сохранения данных электронных документов в СЭД ОИВ Новгородской области.