4.1. В целях осуществления координации работы структурных подразделений Администрации, оперативного решения текущих управленческих задач по различным направлениям деятельности проводятся оперативные и тематические совещания (далее - совещания).
4.2. Оперативные совещания у Главы проводятся еженедельно. Цель, содержание оперативных совещаний и состав участников определяет Глава.
Подготовку, рассылку и учет перечня поручений, данных Главой в ходе оперативного совещания, осуществляет помощник Главы. Контроль выполнения поручений осуществляет Глава путем заслушивания информации на следующем оперативном совещании.
4.3. Тематические (по конкретным темам и проблемам) совещания проводятся по мере необходимости. Цель, содержание и состав участников тематических совещаний определяет Глава.
Приглашение должностных лиц на тематические совещания, а также уведомление о времени проведения и вопросах, предполагаемых к рассмотрению, обеспечивают муниципальные служащие отдела делопроизводства и документооборота или муниципальные служащие структурного подразделения Администрации, которому Главой или заместителем Главы дано соответствующее поручение.
4.4. Ведение протоколов тематических совещаний при Главе осуществляет помощник Главы или муниципальный служащий структурного подразделения Администрации, которому дано соответствующее поручение; их регистрацию, хранение подлинников - отдел делопроизводства и документооборота; контроль за исполнением поручений, данных Главой, осуществляет заместитель Главы, руководитель структурного подразделения, указанный в протоколе или инициировавший проведение совещания.
Переписка о ходе выполнения, документы о снятии с контроля протоколов тематических совещаний хранятся в структурном подразделении, в компетенции которого находится вопрос, вынесенный в повестку дня, либо которому дано поручение Главой или заместителем Главы по контролю протокола.
Муниципальный служащий, ответственный за ведение протокола, передает протокол тематического совещания не позднее трех рабочих дней после проведения совещания в отдел делопроизводства и документооборота для регистрации и направления в соответствии со списком рассылки.
4.5. Тематические совещания у заместителей Главы, заместителя Главы - управляющего делами организуются и проводятся по их указанию.
(в ред. постановления администрации города Мурманска от 21.08.2023 N 2957)
Дату, время, повестку дня, состав участников, порядок проведения, ведение протокола, контроль за исполнением поручений, данных на совещаниях, определяют заместители Главы, заместитель Главы - управляющий делами.
(в ред. постановления администрации города Мурманска от 21.08.2023 N 2957)
4.6. Заявки на использование залов Администрации для проведения совещаний и других мероприятий готовятся структурным подразделением, ответственным за проведение мероприятия, на имя начальника отдела материально-технического обеспечения не позднее пяти рабочих дней до проведения мероприятия.
Техническое сопровождение совещаний, заседаний Совета депутатов города Мурманска и других мероприятий в залах Администрации осуществляется отделом информационно-технического обеспечения и защиты информации Администрации. При необходимости технического сопровождения в заявку вносится соответствующая запись с указанием вида технического сопровождения (воспроизведение видео-, фотоматериалов (презентаций), звукоусиление).