6.1. Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в общий отдел аппарата или уничтожения.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
6.2. Со дня заведения и до передачи в общий отдел аппарата документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования в дела.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
6.3. Проверка наличия, состояния документов и дел проводится ответственным работником структурного подразделения:
при смене руководителя структурного подразделения,
при реорганизации или ликвидации структурного подразделения,
при смене ответственного работника структурного подразделения.
6.4. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через три года после завершения дел в делопроизводстве структурные подразделения передают на хранение в общий отдел аппарата.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
Личные дела уволенных муниципальных служащих, которые в соответствии с пунктом 4.1 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", передаются на хранение в общий отдел аппарата после 10 лет хранения в кадровой службе.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)
В случае если дело постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, предусмотренное номенклатурой дел администрации Волгограда, по истечении трех лет хранения и использования в структурном подразделении в общий отдел аппарата не передается, то на имя руководителя аппарата главы Волгограда готовится письмо с мотивированным объяснением причины отсутствия дела.
(в ред. постановления администрации Волгограда от 22.04.2022 N 458)