Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Краснодарского края (с изменениями на 1 июля 2024 года)

10.7. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

10.7.1. Документы, не подлежащие передаче в ГКУ "Крайгосархив" и с истекшими сроками хранения (в том числе электронные документы), сдаются на уничтожение по акту (приложение 48), который хранится постоянно в деле фонда.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего органа исполнительной власти Краснодарского края на основании предложений структурных подразделений (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

(в ред. Постановления Губернатора Краснодарского края от 15.05.2023 N 271)

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.).

10.7.2. Проекты актов о выделении к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с проектами описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу, после чего направляются на рассмотрение ЭПК.

(в ред. Постановления Губернатора Краснодарского края от 06.05.2024 N 252)

Утвержденный ЭПК акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается в администрации Краснодарского края управляющим делами, в ином органе исполнительной власти Краснодарского края - руководителем этого органа.

(в ред. Постановления Губернатора Краснодарского края от 06.05.2024 N 252)

После утверждения акта отобранные к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Приемо-сдаточная накладная хранится вместе с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт _____ от __________" с указанием должности, инициалов и фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

10.7.3. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.