53. Хранение документов осуществляется отдельно от документов общего делопроизводства Администрации города с учетом требований пункта 98 настоящей Инструкции.
54. Хранение должно осуществляться в надежно запираемых шкафах, металлических ящиках, сейфах либо иных местах, обеспечивающих надежную защиту от несанкционированного доступа к документу.
55. Шкафы, металлические ящики, сейфы, в которых хранятся документы в нерабочее время, должны закрываться на замок и опечатываться способом, обеспечивающим визуальное обнаружение при несанкционированном вскрытии.
56. Исполненные документы группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа. Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства Администрации города с учетом требований настоящей Инструкции.
57. Все дела с документами должны иметь внутренние описи документов, листы - нумерацию.
58. Отобранные к уничтожению документы, не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, оформляются актом.
Исключительное право уничтожения документов имеет постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города.
59. Материалы ограниченного доступа уничтожаются путем измельчения, исключающего возможность восстановления текста.
60. В случае выявления факта утраты, несанкционированного уничтожении документа, а также при попытке исполнителя оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы (черновики, проекты) документов, проводится служебная проверка в соответствии с разделом XI настоящей Инструкции.
На утраченные и/или несанкционированно уничтоженные документы составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные формы, предусмотренные настоящей Инструкцией.