19. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (далее - документ) предусматривает факт их создания, получения, регистрации, копирования, размножения, перемещения, использования, хранения, отправления, уничтожения, с обязательной фиксацией всех перемещений всех экземпляров и копий в Администрации города.
Учет документов предусматривает факт их создания/издания (уничтожения) или получения (отправления) и копирования.
20. Получение, регистрация, копирование, размножение, перемещение, передача на архивное хранение, передача в структурные подразделения, отправление, уничтожение и учет документов осуществляется лицом, ответственном за осуществление конфиденциального делопроизводства.
Ответственность за создание, оперативное хранение и учет документов в структурных подразделениях возлагается на руководителя данного структурного подразделения.
21. Регистрации подлежат все поступающие, отправляемые и внутренние документы (постановления, распоряжения, приказы, письма, служебные записки, планы работы, отчеты и т.д.), проекты документов на бумажных носителях (далее - проекты документов), а также издания, указывающие на их конфиденциальный характер.
22. При создании документа на всех проектах и экземплярах подготавливаемых документов, устанавливается гриф ограничения доступа к документу "Для служебного пользования".
Гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" и порядковый номер экземпляра документа указывается на корреспондентских документах (письмах, служебных записках и т.п.) справа, между официальным наименованием Администрации города (структурного подразделения) и наименованием адресата документа.
На остальных документах (распоряжениях, постановлениях, приказах, актах, инструкциях, методических рекомендациях и т.д.) гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" и порядковый номер экземпляра документа указывается в правом верхнем углу.
На втором и последующих листах всех документов и приложений, гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" указывается в правом верхнем углу без порядкового номера экземпляра документа.
Номер экземпляра документа, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на первом листе ниже грифа ограничения доступа и выравнивается по левому краю по отношению к нему. Указанный реквизит исполняется шрифтом Times New Roman размером N 12 с одинарным межстрочным интервалом.
Для служебного пользования Экз. N ______ |
Допускается гриф ограничения доступа "Для служебного пользования" проставлять в виде штампа. В случае единственного экземпляра документа указывается слово "Единственный" или "Ед.".
Уникальность каждого номера экземпляра, а также требование однократности регистрации должно сохраняться на всех этапах документооборота.
23. На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа, автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление документа должны указать место под регистрационный номер, гриф "ДСП", количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, фамилию, имя, отчество работника, отпечатавшего документ и дату печатания, например: