3.1. Обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней со дня их поступления.
3.2. Сотрудники управления, ответственные специалисты производят регистрацию обращений в СЭД правительства области, за исключением обращений, поступивших посредством Единого портала.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 27.12.2023 N 276)
На каждое обращение создается учетная карточка, в которой:
- указываются в именительном падеже фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) гражданина и его адрес (почтовый и (или) адрес электронной почты). Если обращение подписано двумя и более гражданами, то регистрируются первые два или три, в том числе гражданин, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Общее число авторов указывается в аннотации письма;
- отмечается способ доставки обращения (письмо, интернет-портал области, личный прием, нарочным, межведомственный электронный документооборот, факс, телефон, "Личный кабинет", средства массовой информации и т.п.);
- указывается кратность поступления обращения (при повторном или неоднократном обращении). Не считаются повторными обращения одного и того же гражданина, но по разным вопросам. При поступлении повторного или неоднократного обращения проводится подборка ранее данных ответов автору.
3.3. Обращения аннотируются. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении.
3.4. При регистрации:
- обращению автоматически присваивается регистрационный номер;
- создается электронный образ обращения путем применения технологии сканирования, который присоединяется к учетной карточке обращения;
- если обращение перенаправлено в адрес правительства области, то указывается автор сопроводительного письма (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Законодательное Собрание области, прокуратура области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.
3.5. На поступившем обращении проставляется регистрационный штамп регистрирующего органа в правом нижнем углу первой страницы обращения, за исключением обращений, поступивших посредством Единого портала. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
(в ред. постановления губернатора Еврейской автономной области от 27.12.2023 N 276)