8.8. Работа с исходящими (отправляемыми) документами
8.8.1. Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города, регистрируются в управлении по обращениям граждан и делопроизводству, а за подписью руководителей органов Администрации города - в органах Администрации города.
Исходящие документы, подписанные Главой города Тюмени, заместителями Главы города и отправляемые органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, регистрируются отделом по работе с деловой документацией, а отправляемые гражданам (в том числе индивидуальным предпринимателям, объединениям граждан) - отделом по обращениям граждан.
Исходящие документы в адрес органов прокуратуры, иных надзорных органов, не являющихся участниками СЭДД, подписываются на бумажном носителе.
Исходящие документы в форме электронного документа в адрес граждан после регистрации направляются адресатам сотрудниками отдела по обращениям граждан, в том числе посредством СЭДД.
Исходящие документы в адрес граждан в форме документа на бумажном носителе после регистрации незамедлительно передаются сотрудниками отдела по обращениям граждан в отдел по работе с деловой документацией для оформления и отправки.
Исходящие документы, отправляемые за подписью Главы города Тюмени, заместителей Главы города, отправляются отделом по работе с деловой документацией через отделение почтовой связи, посредством телеграфной связи, электронной почты, доставляются нарочным. Организациям, участвующим в СЭДД документы направляются посредством СЭДД.
(п. 8.8.1 в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.10.2019 N 859)
8.8.2. Документы для отправки в адрес организаций, не участвующих в СЭДД, принимаются отделом по работе с деловой документацией до 13-00. Доставка осуществляется с 14-00. Отправка корреспонденции, поступившей в отдел по работе с деловой документацией позднее указанного времени, осуществляется на следующий рабочий день. Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.10.2019 N 859)
8.8.3. Исходящие документы для регистрации представляются в управление по обращениям граждан и делопроизводству в двух экземплярах, 1-й подписанный экземпляр письма отправляется адресату, 2-й подписанный экземпляр письма хранится по месту регистрации исходящих документов. В случае, если документ подписан в одном экземпляре, для хранения по месту регистрации снимается копия с оригинала и заверяется в установленном порядке сотрудником, регистрирующим отправляемый документ.
8.8.4. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, в количестве, необходимом для отправки адресатам.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.06.2020 N 442)
8.8.5. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Если документ, направляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп "Подлежит возврату". Такую же пометку делают в регистрационной карточке.
8.8.6. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.