8.9. Особенности работы с документами, поступающими и отправляемыми по каналам факсимильной связи, телеграммами, телефонограммами. Особенности работы с электронными документами в СЭДД
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.10.2019 N 859)
8.9.1. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
а) документы, передаваемые по факсимильной связи (факсограммы), должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа;
б) документ выполняется на бумаге формата А4 черным цветом, при оформлении следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи;
в) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа Администрации города;
г) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
д) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 27.07.2018 N 554)
е) подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы (например, разносная книга), с указанием регистрационного номера, даты отправления, способа отправления (факс), ФИО получателя. Сотрудник, отправивший факсимильное сообщение, должен получить подтверждение о получении адресатом сообщения либо сделать отметку, что факс получен автоматически.
Подлинник документа, отправленного факсимильной связью, направляется адресату в установленном порядке;
ж) служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий документ. Дальнейшая работа осуществляется с ним в установленном для письменных обращений граждан, организаций порядке;
з) факсограммы, поступающие на иностранных языках, доставляются адресату без перевода;
(пп. "з" в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 19.12.2023 N 1016)
и) контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах Администрации города, осуществляется их руководителем;