8.1. Организация документооборота
8.1.1. Документооборот в Администрации города и в органах Администрации города осуществляется с помощью СЭДД.
Все входящие документы, полученные на бумажном носителе, подлежат сканированию в СЭДД.
Исходящие документы, имеющие временные сроки хранения согласно номенклатуре дел (до 10 лет включительно) создаются, используются и хранятся в форме электронных документов, кроме случаев, установленных пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ.
Исходящие документы, которые в соответствии с пунктом 2.1.1 Инструкции по ДОУ изготавливаются на бумажном носителе (выводятся на печать), могут создаваться в электронной форме в случаях, установленных Инструкцией по ДОУ, а используются и хранятся на бумажном носителе.
(п. 8.1.1 в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.10.2019 N 859)
8.1.2. Документооборот состоит из следующих документопотоков:
входящие (поступающие) документы: документы вышестоящих органов управления, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма и т.д., обращения граждан, организаций, запросы пользователей информации и т.д., в том числе в форме электронных документов;
исходящие (отправляемые) документы (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.), в том числе в форме электронных документов;
внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах Администрации города или органа Администрации города в виде приказов, протоколов, актов, служебных записок, поручений и материалов переписки между органами Администрации города и т.д.), в том числе в форме электронных документов.
(в ред. распоряжений Администрации города Тюмени от 27.07.2018 N 554, от 03.10.2019 N 859)
8.1.3. В целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, ведется учет объемов документооборота.
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих, внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.