12.3. Оформление дел
12.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
12.3.2. Оформление дела проводят работники органов Администрации города, ответственные за формирование и хранение дел, при методической помощи сотрудников комитета по архивному делу.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 03.02.2020 N 70)
12.3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Полное оформление дела включает в себя следующий комплекс работ:
а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя дела (приложение 37 к настоящей Инструкции по ДОУ);
г) составление внутренней описи документов дела (приложение 39 к настоящей Инструкции по ДОУ);
д) оформление обложки дела (приложение 40 к настоящей Инструкции по ДОУ);
е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
ж) лист использования (при необходимости).
(п. 12.3.3 в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 24.01.2024 N 37)