АДМИНИСТРАЦИЯ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 мая 2018 года N 110-п
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа и иных исполнительных органах Ненецкого автономного округа и признании утратившими силу отдельных постановлений Администрации Ненецкого автономного округа
(с изменениями на 24 июня 2024 года)
(в ред. постановлений администрации Ненецкого автономного округа от 01.08.2022 N 220-п, от 27.12.2022 N 384-п, от 24.06.2024 N 151-п)
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Ненецкого автономного округа и иных исполнительных органах Ненецкого автономного округа документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности Администрация Ненецкого автономного округа постановляет:
(в ред. постановления администрации Ненецкого автономного округа от 01.08.2022 N 220-п)
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа и иных исполнительных органах Ненецкого автономного округа согласно Приложению.
(в ред. постановления администрации Ненецкого автономного округа от 01.08.2022 N 220-п)
2. Признать утратившими силу:
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Временно исполняющий
обязанности губернатора
Ненецкого автономного округа
А.В.ЦЫБУЛЬСКИЙ
Приложение
к постановлению Администрации
Ненецкого автономного округа
от 15.05.2018 N 110-п
"Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Администрации
Ненецкого автономного округа
и иных исполнительных органах
Ненецкого автономного округа
и признании утратившими силу
отдельных постановлений Администрации
Ненецкого автономного округа"
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
(в ред. постановлений администрации Ненецкого автономного округа от 01.08.2022 N 220-п, от 27.12.2022 N 384-п, от 24.06.2024 N 151-п)
Раздел I Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа и иных исполнительных органах Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Ненецкого автономного округа (далее - Администрация) и иных исполнительных органах Ненецкого автономного округа (далее - исполнительные органы, органы) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности и регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, копирования, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и исполнением в Администрации и исполнительных органах в процессе осуществления возложенных на них задач и функций.
2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ненецкого автономного округа в сфере информации, документации и архивного дела, а также положениями об исполнительных органах, регламентом работы Администрации, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
4. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации и исполнительных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Делопроизводство в Администрации и исполнительных органах организуется с использованием системы электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭД "ДЕЛО").
Сопровождение программного и информационного обеспечения СЭД "ДЕЛО" в процессе ее эксплуатации осуществляет казенное учреждение Ненецкого автономного округа "Ненецкий информационно-аналитический центр" (далее - КУ НАО "НИАЦ").
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами, утверждаемыми в установленном порядке.
6. Организация и ведение делопроизводства в Администрации и исполнительных органах осуществляются структурными подразделениями, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, или лицами, ответственными за ведение делопроизводства (далее - служба делопроизводства).
При необходимости непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях исполнительных органов осуществляется сотрудником соответствующего структурного подразделения.
Функции, задачи, права и ответственность структурного подразделения, являющегося службой делопроизводства, регламентируются положением о нем, должностные обязанности сотрудников службы делопроизводства и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в исполнительных органах, структурных подразделениях исполнительных органов, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
7. Координация и методическое сопровождение делопроизводства в Администрации и исполнительных органах осуществляется отделом документооборота, делопроизводства и работы с обращениями граждан Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (далее - отдел документооборота).
8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Администрации, соблюдение установленных Инструкцией правил возлагается на руководителя Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.
Ответственность за организацию делопроизводства в исполнительных органах возлагается на их руководителей.
9. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех членов Администрации и сотрудников исполнительных органов.
Сотрудники исполнительных органов независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции.
Сотрудники исполнительных органов обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.
Передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя исполнительного органа или иного уполномоченного им лица.
Сотрудники исполнительных органов несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
При выходе в отпуск, выезде в командировку, на период временной нетрудоспособности, в случае увольнения, перевода или перемещения на другую должность (работу) сотрудники обязаны передавать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства (в службу делопроизводства), или другому сотруднику по указанию руководителя.
При увольнении сотрудника, его переводе или перемещении на другую должность (работу) передача документов и дел осуществляется по акту.
Раздел II Общий порядок оформления документов в Администрации и исполнительных органах
10. В Администрации и исполнительных органах создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе.
При визуализации электронных документов, которые включаются в СЭД "ДЕЛО", и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
Документы оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
Бумага формата А3, как правило, применяется для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.
Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководителя.
11. Создание документов осуществляется с использованием бланков документов и/или электронных шаблонов бланков, размещенных в СЭД "ДЕЛО", на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов (далее соответственно - угловой или продольный бланк). При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.
12. Используются следующие бланки:
1) продольный "Губернатор Ненецкого автономного округа" (в цветном изображении) согласно Приложению 1 к Инструкции;
2) угловой "Администрация Ненецкого автономного округа" (в одноцветном изображении) согласно Приложению 2 к Инструкции;
3) угловой с наименованием исполнительного органа (в одноцветном изображении) согласно Приложению 3 к Инструкции;
4) угловой с наименованием структурного подразделения исполнительного органа (в одноцветном изображении) согласно Приложению 4 к Инструкции;
5) постановление Администрации Ненецкого автономного округа (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 5 к Инструкции*;
6) распоряжение Администрации Ненецкого автономного округа (продольный, в одноцветном изображении) согласно Приложению 6 к Инструкции*;
