Недействующий

АДМИНИСТРАЦИЯ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 мая 2008 года N 80-п

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ненецкого автономного округа, аппарате администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления администрации НАО от 15.05.2018 N 110-п, вступившего в силу со дня официального опубликования.
____________________________________________________________________

{В редакции постановления Администрации Ненецкого автономного округа от 27.01.2009 N 2-п,от 09.04.2010 N 53-п, от 15.07.2010 N 133-п, от 03.08.2010 N 147-п}

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Ненецкого автономного округа, аппарате администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).

2. Управлению по связям с общественностью, международным и межрегиональным связям аппарата администрации Ненецкого автономного округа направить настоящее постановление для официального опубликования.

Глава администрации

Ненецкого автономного округа

В.Н. Потапенко

Утверждена

постановлением администрации

Ненецкого автономного округа

от 27.05.2008 N 80-п

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА, АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ИНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА


1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в администрации Ненецкого автономного округа (далее также - Администрация), аппарате администрации Ненецкого автономного округа (далее также - аппарат Администрации) и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее также - органы исполнительной власти) в процессе осуществления возложенных задач и функций.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

1.3. Требования Инструкции распространяются как на традиционное (бумажное), так и на электронное делопроизводство, на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. Автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой Администрации, аппарата Администрации, органов исполнительной власти и с настоящей Инструкцией.

Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению.

Работники Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Администрации, аппарате Администрации, соблюдение установленных Инструкцией правил возлагается на заместителя главы Администрации Ненецкого автономного округа - руководителя аппарата Администрации (далее - руководитель аппарата), начальника отдела делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан организационно-контрольного управления аппарата Администрации.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в органах исполнительной власти, в структурных подразделениях аппарата Администрации возлагается на их руководителей, а также на специалистов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства.

2.1. Бланки документов Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти.

2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с использованием следующих бланков:

глава Администрации Ненецкого автономного округа" - с продольным расположением реквизитов, в цветном изображении" (приложение N 1);

с угловым штампом "Администрация Ненецкого автономного округа" (Приложение N 2);

с угловым штампом "Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа" (Приложение N 3);

с угловым штампом с наименованиями структурных подразделений аппарата Администрации (Приложение N 4);

с угловым штампом с наименованиями органов исполнительной власти (Приложение N 5);

постановления главы Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 6);

распоряжения главы Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 7);

постановления Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 8);

распоряжения Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 9);

приказа по аппарату Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 10);

распоряжения аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (Приложение N 11);

приказа по органу исполнительной власти (Приложение N 12);

распоряжения органа исполнительной власти (Приложение N 13).

2.1.2. 2.1.2. На продольных бланках "Глава Администрации Ненецкого автономного округа" в цветном изображении оформляются служебные письма за подписью главы Администрации.

На бланках с угловым штампом "Администрация Ненецкого автономного округа" - за подписью главы Администрации и заместителей главы Администрации.

На бланках с угловым штампом "Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа" - за подписью руководителя аппарата, заместителя руководителя аппарата, советника главы Администрации, представителя главы Администрации Ненецкого автономного округа в окружном Собрании депутатов.

2.1.3. На бланках с угловым штампом с наименованием структурного подразделения аппарата Администрации оформляются письма за подписью начальников этих подразделений, а на бланках с наименованием органов исполнительной власти - за подписью руководителей этих органов.

2.1.4. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.

2.1.5. Бланки, перечисленные в пункте 2.1.1, изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Левое поле на бланках должно быть от 30 до 35 мм, правое - от 10 до 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

На продольных бланках "Глава Администрации Ненецкого автономного округа" размещается полный герб Ненецкого автономного округа в многоцветном варианте.

На бланках Администрации Ненецкого автономного округа, органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа, аппарата Администрации, их структурных подразделений помещается гербовый щит Ненецкого автономного округа в одноцветном варианте.

2.1.6. При двустороннем копировании документа его оборотная сторона имеет следующие поля: левое - от 10 до 15 мм, правое - от 30 до 35 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.1.7. Бланки, изготовленные на бумаге формата А3, как правило, применяются для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

2.1.8. Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководства.

2.1.9. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения бланков устанавливается Администрацией.

2.2. Реквизиты документов.

Правовые акты, письма и другие документы органов исполнительной власти и аппарата Администрации оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением следующих реквизитов:

2.2.1. Код организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Код формы документа.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1 - 2.2.4, включаются при необходимости (например, в финансовых документах).

2.2.5. Наименование организации.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть глава Администрации, Администрация, аппарат Администрации, структурные подразделения аппарата Администрации и органы исполнительной власти. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении об органе исполнительной власти. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

2.2.6. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.2.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

2.2.8. Дата документа.

Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Документы, изданные двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять 05.01.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит располагается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер".

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.2.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

2.2.12. Адресат.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Аппарат Администрации

Ненецкого автономного

округа

Архивный отдел

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и  «Техэксперт»