108. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом, должностным лицом адресату.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)
109. Деловые (служебные) письма готовятся как:
доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с оформлением к ним сопроводительного письма;
ответы о выполнении поручений и указаний руководителей федеральных органов государственной власти;
ответы на обращения;
сопроводительные письма к различным документам;
инициативные письма.
По содержанию и назначению деловые (служебные) письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)
110. Обязательные реквизиты делового (служебного) письма:
герб Новосибирской области;
наименование органа, являющегося автором документа;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об органе, являющемся автором документа;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
гриф ограничения доступа к документу.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 15.12.2022 N 241, - см. предыдущую редакцию)
111. Первая страница письма, как правило, оформляется на установленных в пункте 38 Инструкции бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4.
При оформлении писем устанавливаются следующие границы текстового поля:
верхнее поле - 2 см;
нижнее поле - 2 см;
левое поле - 2,5 см;
правое поле - 1 см.
Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, расстановка страниц - 10. Текст печатается через один межстрочный интервал.
112. В письмах указывается точное наименование адресата, который оформляется в соответствии с пунктом 20 Инструкции.
113. Заголовок к тексту печатается через межстрочный интервал от реквизита ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.(Пункт в редакции, введенной постановлением губернатора области от 24.12.2020 N 245, - см. предыдущую редакцию)
114. Текст письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.
При наборе текста устанавливается выравнивание текста по ширине.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим…, направляем) или от третьего лица единственного числа (Правительство Новосибирской области считает…, комиссия рассмотрела…).
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: предлагаю…, прошу... , направляю….
Текст письма может начинаться с обращения, которое выравнивается по центру и заканчивается восклицательным знаком, например:
Уважаемый Михаил Петрович!
Госпожа Петрова!
Господин Президент!
Уважаемые коллеги!
Деловые (служебные письма) должны быть краткими, как правило, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ или обоснование предложения, - пяти страниц, которые оформляются в виде приложения к сопроводительному письму. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула, по центру.